機密文書はどうやって管理すれば良いの？文書と電子データの違いも含めて解説！

「機密文書はどうやって管理するのが正解か？」
「機密をデータで保存する場合の注意点は？」

こんな疑問やお悩みありませんか？
機密文書の管理は会社の利益や信用に関わる非常に大切な仕事です。
しかし、重大な仕事な分、今の管理体制で合っているのかどうか疑問を感じることもありますよね。
そこで、今回の記事では機密文書を管理する際の基本的な流れを解説していきます。
ペーパーレス化の進む現代社会に合わせて、機密文書を電子データ化する際の注意点も一緒に紹介していくので、是非最後までご覧ください。

機密文書の管理方法

機密文書管理の流れは大きく分けると、区別・保管・処理の３つのステップに別れます。
以下、詳しくみていきましょう。

機密区分を徹底

一般文書と機密文書を区別しておくのももちろん大切ですが、機密文書自体もさらに細分化しておくと安心です。
機密の重要度に合わせて「極秘」「秘」「社内秘」の３つのランクに分けておくのが一般的といわれています。
一例を挙げると、経営者レベルのみ扱う文書は「極秘」、部署内で扱う書類は「秘」、社員以上のみ閲覧可能な書類が「社内秘」に区分されている例があります。
別々のファイルに綴じたり、表紙などの一目で分かる部分に機密レベルを表すラベルを張るなどして誰でも区別できるようにしておくことが肝心です。

重要度に合わせて保管

区分分けが完了したら次に保管の方法を決めましょう。
流出を絶対にさけるべき文書であれば、鍵付きのキャビネットや金庫の中に入れるなどして物理的なセキュリティ―も大切にするべきです。
社内規約で管理方法を定め、機密文書の保管方法を周囲に周知させておくことも大切ですが、盗難や紛失のトラブルが起こる可能性は０ではありません。
また、一つの場所に重要度がバラバラの文書をまとめておくと、重要度が大きい文書が無くたった時に気付くのが遅れてしまいます。
情報は機密の重要度に合わせて別々に管理しておくことに越したことはありません。

適切な処理

機密文書は徐々に溜まっていきます。
文書が増えると保管する場所のスペースが圧迫されますし、紛失してもすぐに気付けない可能性も増えるでしょう。
そういった事態を防ぐためにも、不用となった機密文書は定期的に処分していかなければいけません。
また、機密文書の多くは不用となっても流出厳禁な性質の書類が多いため、処分には適切な方法を選ぶべきです。
絶対に流出させてはいけない「極秘」文書の類は、オフィスシュレッダーなどで自分の目の前で破砕して、焼却してしまうのがもっとも安全になります。
しかし、「社内秘」レベルの機密文書は膨大な量となることが多く、いちいちシュレッダーに掛けていたら時間と人のコストが大きくなりがちです。
この場合は、弊社デルエフのような廃棄処理業者にお任せ頂ければ、時間を掛けることなく低コストで大量の機密文書を処分することが可能です。
機密文書の重要度と量を考慮して、適切な処分方法を選びましょう。

機密データの注意点

機密文書を管理する一方で、サーバーを借りて機密文書を全て電子データで管理すれば書類が溜まることもないし簡単じゃないかと考える方もいますよね。
この項目では、機密文書を電子データ化する際の注意点について紹介していきます。

”文書”と同じ扱いをしない

全ての文書がデータ化されることはまずないでしょう。
ハッキングの危険もあることから、本当に重要な機密は文書として物理的に強固なセキュリティの中で保管されることがほとんどです。
そのため、会社の多くは機密文書と機密データの両方を扱うことになるのが基本となります。
その際に、規約を作る際には文書と電子データで別項目で管理するようにしておいたほうが安全です。
ネット上でパスワードを掛けられフォルダごとに管理できる電子データと現実の文書ではどうしても齟齬が起きるため、紙とデータの扱いを一緒に扱うことはできません。
マニュアル化する際には必ず別々の管理方法を取るようにしましょう。

検索機能を活用する

機密をペーパーレス化目的だけで機密データ化するのは電子データであるという利点を十分に活かせているとはいえません。
データ名に法則を付けたり、情報の種類によって保存する場所を分けたりしておくと、検索機能を使ってすぐに目的のファイルを取り出せるようになります。
特に保存する情報が膨大になればなるほど目的のデータを見つけるのは困難になっていくので、検索機能が活用できる状況は必ず作っておくべきです。

バックアップを取る

また、システムのトラブルによるデータの喪失や、システムが復旧するまで必要な情報が取り出せないといった事態を防ぐためにもデータのバックアップは取りましょう。
トラブルが発生する可能性を無くすことはできません。
バックアップは定期的に行い、情報を永久に損失するという事態を絶対に避けましょう。

まとめ

今回の記事では、機密文書の管理と電子データ化の際の注意点について解説していきました。
機密文書は情報資産とも呼ばれる会社の大切な宝物です。
正しい管理方法によって、流出の危険を出来る限り減らしましょう。
最後までご覧いただきありがとうございました。