機密文書のISO文書は文書管理システムで効率良く管理しよう

【機密文書のISO文書は文書管理システムで効率良く管理しよう】

機密文書であるISO文書は管理不行き届きによる情報漏洩を防ぐためにも、早々に電子化して文書管理システムで管理するのがおすすめです。紙の書類だと大量にある時にどれが最新のものか分かりにくいですし、本来なら廃棄しなければならないところをそのままにして放置している可能性もあります。

機密文書は早々に処分するに越したことはありませんが、スムーズに処理できるようにするためにもISO文書の管理方法を見直すことが大切です。それでは、機密文書のISO文書を効率良く管理する方法についてご説明しましょう。

電子化に伴う文書管理システムを導入しよう

ISOとは国際標準化機構のことで、ISO文書は様々な企業にとってとても重要な機密文書になります。したがって適切に管理しなければなりませんが、最新版と旧版の差し替えを行わなければなりません。

各部門で作業・管理しているとどれが最新版か分からなくなるため、変更履歴などを残すことができません。確実に管理できるように変更履歴を残すためにも、文書管理システムを導入する必要性があります。

文書管理システムを導入する際にISO文書をスキャニングサービスを利用するのがおすすめですが、スキャニングサービスは外部委託になるので、自社に機器を持ち込んでもらって担当者立ち合いの元でサービスを利用しましょう。

外部委託だとISO文書の情報漏洩の危険性がありますが、目の前で作業してもらえばその心配もありません。

紙のISO文書を処分するなら処分専門業者に依頼しよう

ISO文書の電子化に成功したら、次に不要になったISO文書を処分することになります。

扶養になった書類が何年も放置されることがなくなったため、早々に機密文書であるISO文書を処分するためには、機密文書の処分専門業者に依頼するのがおすすめです。情報漏洩事故を一度も起こしたことがないような業者であれば、安心して任せられるでしょう。

まとめ

ISO文書は様々な企業で電子化が進んでいる中、未だに何年も不要な文書を放置しているケースが少なからずあるでしょう。情報漏洩の火種を消すためにも、ISO文書の電子化を進めて文書管理システムで管理するのがおすすめです。

そうすれば不要なISO文書を保管しておく必要性が無くなるため、機密文書の処分専門業者に依頼して早々に処分しましょう。