機密文書の通関書類は膨大な量になるので管理システムが必須

【機密文書の通関書類は膨大な量になるので管理システムが必須】

1つの案件あたりの通関書類は50枚以上になるとされており、案件をこなすたびに保管スペースを圧迫してしまいます。通関書類も立派な機密文書の一つであり、申告控えや許可証、商業送り状、船荷証券、梱包証明書、法令書類といった様々な機密文書があるため、いちいち保管していたのではキリがありません。

それでは、機密文書である通関書類の管理方法についてご説明しましょう。

通関書類を電子化して検索と管理の手間を省こう

通関書類は1案件あたり50枚以上とかなりとかなりの書類を用意することになるので、管理する手間と保管スペースを確保する手間がかかります。しかも案件ごとにどんどん増えていくため、次第に保管スペースが限られてくるでしょう。

そんな時におすすめなのが、通関書類の電子化です。電子化して管理すれば過去の書類も検索して見つけやすく、50枚以上の書類を保管するスペースに悩まされることもありません。電子データによる保存が法的に認められている以上、保管しないわけにはいかないでしょう。

スキャニングサービスを利用すれば電子化に伴うスキャン作業や作業スタッフを準備する手間がなくなるため、スムーズな管理できるようになります。

扶養になった通関書類は機密文書の処分専門業者に依頼するのがおすすめ

通関書類が電子データとして保管・管理されたことで保管スペースなどに悩まされることはなくなりましたが、今度は紙の通関書類です。案件を多く受けている企業ほど通関書類が大量にあるので、シュレッダーでは到底処理しきれません。

そこでおすすめなのが、機密文書の処分専門業者です。処分専門業者であればどんなに大量に通関書類があってもまとめて処分してくれるので、非常に便利です。場合によってはバインダーに通関書類を入れていてもクリップで留めていてもそのまま処理してくれる業者も存在します。

中でも特におすすめなのは、創業以来一度も情報漏洩事故を起こしたことがないデルエフです。興味がある人は、是非ともデルエフに依頼してみてはいかがでしょうか。

まとめ

通関書類は基本的に書類の枚数が多くなりやすいので、早々に保管スペースを圧迫してしまう恐れがあります。電子化することで一気に管理しやすくなりますが、それでも紙の通関書類は残ります。そこでおすすめなのが、機密文書の処分専門業者に処分を任せる方法です。

処分専門業者であればどんなに通関書類が大量にあっても、情報漏洩が起こることなく処分してくれますよ。