機密文書の種類や処分方法は何がある？

機機密文書と一言で言っても様々な種類があることをご存知でしょうか？機密文書には多くの種類があるので、その文書の重要性が分かればしっかり確実に処分しなければと思うでしょう。それぞれの機密文書は重要性の違いこそあれど、社外に漏れてはいけない情報であることに変わりはないので注意が必要です。

それでは、機密文書の書類や処理方法についてご説明しましょう。

機密文書の種類

機密文書には大きく分けて『極秘文書』『秘文書』『社外秘文書・部外秘文書』の3種類があります。これらの機密文書は重要性こそ違うものの、絶対に社外に情報が漏れ出るようなことがあってはなりません。

それでは、機密文書の種類について解説します。

極秘文書

極秘文書とは機密性が非常に高い機密中の機密文書であり、その書類には社内でもごく一部の限られた人しか見ることができない情報が記載されています。また、その情報が社外に漏れてしまうと会社の信用を失ったり損害を被ったりと実害が発生する恐れがあります。

このことから極秘文書を処理する時は、絶対に社外に漏れ出ないようにしなければなりません。機密文書の中で最も処理するリスクが高いと言えるでしょう。

秘文書

秘文書とは極秘文書ほどではないものの、関係者以外に見られてはいけない情報が記載されている書類です。秘文書の内容が社外に漏れ出てしまい、それがライバル企業の耳に入ってしまうと重要な情報が筒抜けになってしまうため、秘密裏に処理しなければなりません。

社外秘文書・部外秘文書

社外・部外秘文書とは社内だけで共有する情報が記載されている機密文書です。一番重要性は低いように思えますが、社員全員が外部に情報を漏らさないようにしなければならないので、情報漏洩のリスクは高いでしょう。

機密文書の処理方法

機密文書を処理するには、主にシュレッダーで処理する方法と溶解処理する方法の2つの方法があります。

シュレッダーは外注せずに社内のみで機密文書が処理できますが、複数枚を同時に処理できないので大量に機密文書があると処理し終えるのに手間がかかります。

溶解処理は専門業者に外注することで、大量の機密文書があっても一度に全ての処理ができます。しかし、業者に外注する以上、機密文書の情報が漏洩するリスクが完全にないわけではありません。

これらの方法を選ぶ時は、それぞれの方法における情報漏洩のリスクや機密文書の処理効率などを比較した上で決めるのが得策です。

まとめ

機密文書には様々な種類があり、重要性こそ違うものの絶対に社外に情報が漏れ出るようなことがあってはなりません。社外に持ち出さないようにするのはもちろん、処理する方法にも気を使わなければならないでしょう。

機密文書を安全に処理するなら、信頼と実績が厚いデルエフを利用してみてはいかがでしょうか。