機密文書の社内規定は作るべき？その理由と作り方について！

『機密文書に関する社内規定ってどうすればいいの？』
『そもそもルールなんて作るべきなの？』
こんな疑問をお持ちではないですか。
結論として、機密文書に関する社内規定は必ず制定するようにしてください。
一般文書と機密文書が混在してしまうと、情報漏洩の一歩手前になってしまうからです。
でも、どんな社内規定をおけばいいかすぐに思いつきませんよね。
そこで、今回の記事では、機密文書の社内規定の作り方をお伝えしていきます。
この記事を読むと、情報漏洩が発生しないためのルール作りが分かるので是非最後までご覧下さい。

機密文書の社内規定はおくべきなのか

機密文書の社内規定は定めるべきなのでしょうか。
社内規定とは、一般的に言うと、社内でのルールを指します。
機密文書を社内でどのように保管するべきか、処理を行うべきなのかのルールを明確に作る理由って意外と分からないものですよね。
そこで、ここではまず社内規定を作るべきかどうかを解説し、なぜ作るのかの理由についてお伝えしていきます。

【結論】社内規定はおくべき

結論としては、機密文書の分類や処理に関する社内規定は必ず作成するようにしてください。
その理由としては、後述しますが、分類や保管方法が曖昧だと従業員の方が機密文書がどれなのか迷ってしまうからです。
全ての文書の判断は難しいかもしれませんが、少なくとも一目見て機密文書に当たるものは自動的に仕分けできるようにルール作りを行って下さい。

分類が行えないから

自動的に仕分けができるルール作りがないと、機密文書と一般文書が混在してしまいます。
これは、機密漏洩が起こってしまう前兆で、個人情報などの機密情報が誰でも閲覧できてしまう状態です。
こうなってしまうと、万が一漏洩が起こってしまった場合に、どのようにして起こったのかの特定もままなりません。
こういった状態を回避するためにも、必ず機密文書の社内規定を作成するようにしておいてくださいね。

ルールに明記して自動的に仕分けできるようにしておくこと

なお、社内規定の機密文書に関する事項の中で一番の入り口になるのが自動的に仕分けができるかどうかです。
例えば、電話番号などの個人情報が掲載されている場合には、自動的に機密文書に分類するようなルールがあるといいですね。
機密文書かどうかを判断せず、ある項目が存在していれば機密文書に分類するというルールを作ってしまいましょう。

機密文書の社内規定に何を書く？

さて、機密文書を自動的に分類する社内規定を作る必要があるというお話をしてきました。
しかしながら、その規定だけでは不十分なこともまた事実です。
では、どのような他の規定をおけばいいのかここでは解説していきます。

処罰規定

まず第一に、機密文書のルールを徹底させるためには処罰規定を設けるようにしてください。
例えば、始末書や反省文を書かせるという処罰規定が有効でしょう。
機密情報の漏洩に関する処罰については、通常よりも厳しくし、漏洩が絶対に起こらないよう分類の段階でもルールを徹底させて下さいね。

処分規定

また、機密文書の分類ができたとしてもどのように処理するかを決めておかないと溜まっていく一方になってしまいます。
保管場所を確保する場合にも、店舗や事務所の一部を占有してしまうことになるので、コストとなるという意識が必要ですよ。
機密文書の処分規定を制定し、ある一定の期間で、自動的に処理するようにしていきましょう。

機密文書の社内ルールが徹底されれば漏洩は怖くない？

さて、機密文書に関する社内ルールが徹底されていれば、漏洩は全く起こらないと考えてもよいのでしょうか。
意外と盲点になってくるところは、最終処分地点です。
その点について最後の項目では詳しく解説していきます。

最終的な処分過程で漏洩が起こる可能性あり！

結論として、いくら厳格な機密文書の社内規定が設けられていたとしても、実際には最終処分を担う処分業者から機密情報が漏洩してしまう可能性があります。
例えば、パソコンの処理を依頼したのに、リサイクルショップから情報が抜け落ちてしまっていた事例などもありますよ。
最終的にはこういった情報漏洩も、その業者を選んでしまった会社の責任になってしまいます。

そうならないためにも必ず適切な業者を選択すること

上記のような事例が起こってしまうと、責任がないのに責任を取らされてしまうという一番嫌なパターンが出てきてしまいます。
このような状態に陥らないためにも最終処分を任せる業者は、実績を見て判断しきちんと選択したいところですよね。
もし、業者選択にお困りのようなら、まず弊社デルエフにお問い合わせ下さい。
業界最安値の値段で機密文書処理をご依頼できますよ。

まとめ

今回にの記事では、機密文書の社内規定について詳しくお話してきました。
機密文書と一般文書が混在してしまうと、情報漏洩の危険性が増してしまいます。
できるだけ分類を自動化して、ルールを徹底させていきましょう。
最後までご覧頂き誠にありがとうございました。