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『機密文書と分かるように書くためにはどうしたらいいの？』
『機密文書書き方のテンプレートはあるの？』
こんな疑問をお持ちではないでしょうか。
機密文書と分かるように記載するとなると書き方のテンプレートは中々分かりづらいものがありますよね。
もし、間違って作成してしまったらどうしようと不安に思う気持ちも分かります。
そこで、機密文書廃棄の専門業者であるデルエフが機密文書の書き方について詳しく解説していきます。
この記事を読むと機密文書の郵送方法も分かるので是非最後までご覧ください。
機密文書とは？
まず大前提となる機密文書の定義とは何になるのでしょうか。
機密文書とは、会社や個人にとって秘匿しなければいけない文書です。
もし仮に流出してしまったら、関係各社に不利益が生じてしまう文書全般を指します。
何気ない文書でも会社によっては機密文書になる可能性があるということですね。
機密文書の書き方ポイント3選！
さて、機密文書の書き方にはどんなポイントがあるのでしょうか。
ここでは、ポイントを3つに絞って解説していきます。
機密文書の表記を入れること
まず必ず行わなければならないのが、機密文書の表記を入れることです。
機密文書のレベルは、社外秘、秘、極秘の3種類に分かれるため、作成する際には必ず上司の確認をとるようにしましょう。
このレベルの基準は社外に漏れ出した場合に自社や関係各所に与える損害によります。
表記を入れることで文書自体の重要性が分かるので必ず入れるようにしましょうね。
透かしを入れて悪用を防ぐこと
ワードで作成する場合には透かしを入れる機能を使いましょう。
透かしを入れることで、複製する場合に原本かどうかを一目わかるようにします。
更に言うと、コピーをした場合にのみ印刷者の情報を透かしに入れる方法もあります。
こうすることで、不正流出元を追跡することができ、流出が起きた場合にどこが流出もとを特定して責任の所在を特定することもできます。
表紙をつける
一目で機密文書と分かるようにするためには、表紙をつけることもポイントです。
表紙をつけておくことで、中身がすぐに分からなくするという効果もあります。
社内で表紙をつけるルールがあれば、機密文書に表紙がない時点で複製物であるということが分かるようになります。
機密文書の廃棄方法は？
さて、では作成した機密文書を廃棄するときにはどういった対応をすればいいのでしょうか。
そこでこの項目では廃棄の際に注意すべき点をまとめていきます。
少量ならシュレッダーでの裁断
機密文書が少量であれば、シュレッダーでの裁断を行い一般のゴミと混ぜて出してしまってもいいでしょう。
ただし、極秘文書など絶対に社外に漏らしてはいけない文書の場合にはたとえ少量であっても専門業者を通しましょう。
より確実に処理したいのなら燃やすこと
しかしながら、一般廃棄物として処理することに不安がある場合にあ焼却処理もコストを下げて行えることです。
焼却してしまえば、復元する術もないため確実に文字情報を消すことができますよ。
大量の場合は業者に依頼すること
廃棄するべき機密文書が多い場合には、業者に依頼することを検討してください。
シュレッダーにかける時間や機密文書と分からないように捨てるという手間によってコストがかさんでしまうことも防ぐことができます。
弊社HPを見て頂ければ、地域によって対応できないところもありますが980円から対応することもできますよ。
機密文書を送る際の表記は？
さて、機密文書を送る際にはどのようにすればいいのでしょうか。
郵便での郵送とデータでの送付の両者について解説していきます。
郵便なら書留を使用する
郵便であれば書留を使用するといいです。
書留であれば、配送状況を追跡することも可能です。
基本的に郵便局に任せれば紛失という可能性はありませんが万が一に備え多少の料金が掛かっても書留を使用するようにしてください。
メールであれば暗号化やパスワードを施して送る
電子情報で機密文書を送る際には暗号化を施すと確実です。
ただし、相手側に電子証明がない場合には有効ではないので、パスワードを施すことも視野に入れてください。
エクセルやワードにもパスワードをつけることが可能なので、できるだけ多重に施すことで漏洩の危険は確実に下がります。
まとめ
今回の記事では、機密文書の書き方について解説してきました。
機密文書は書き方に注意することで複製を事前に防ぐことが可能となります。
その後の処理方法や郵送方法も細心の注意を払うことで漏洩・流出の危険性を低減していきましょう。
最後までご覧頂き誠にありがとうございました。
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