機密文書の持ち出しは大丈夫なの？レベル別に解説！

『機密文書って持ち出していいの?』
『持ち出す際の注意点は？』
こんな疑問はありませんか？
基本的に社外への持ち出しが禁止されている機密文書ですが、結論として持ち出す可能性はあります。
でも、どんな風に持ち出していいか分からないこともありますよね。
そこで、今回の記事では機密文書の持ち出しについて、機密文書廃棄の専門業者であるデルエフが解説していきます。
この記事を読むと万が一流出した場合の初動も分かるので是非最後までご覧下さい。

機密文書にはレベルの段階がある

機密文書を持ち出してもいいかの判断基準になってくるのが、そのレベルです。
機密文書には大きく分けて3つのレベルがあり、そのレベルによっては社外に持ち出してはいけないものもありますよ。
この項目では、そのレベルについて概要をお伝えし、結論として社外に持ち出すことができるレベルはあるのかどうかについて解説していきます。

機密文書のレベルについて

その他の記事でもお伝えしてきているように、機密文書には以下3つの種類が存在します。

● 社外秘
● 秘
● 極秘

社外秘以降は基本的に、社員でも閲覧権限を持つ人は少なく、関係者以外の閲覧は固く禁じられていますよ。
書類の表紙にこれらの表記がなされていなくても、実際には顧客名簿やリスト、その他個人情報が書かれているものは、許可なく持ち出してはいけません。

社外に持ち出すことが可能なのか

秘文書と極秘文書については、社外に持ち出すことはほとんど全ての会社でありえないでしょう。
ただし、社外秘に関しては関連会社や、子会社へ顧客名簿をデータで転送したり、会議時に持ち出すこともありえます。
ただ、持ち出す際の注意点が様々あるため、その点には注意して持ち出してくださいね。
次の項目で詳しくお話していきます。

機密文書を社外に持ち出す際の注意点

さて、機密文書をどうしても社外に持ち出さなくてはならない場合にはどういった、対策を取ればいいのでしょうか。
実際の現場では、書類の場合とデータの場合の両方に持ち出し方法が分けられます。
この両者の注意点について解説していきます。

書類の場合

書類で持ち出す場合には、厳重に保管できるかばんを用意することが望ましいです。
例えば、電子ロック付きのアタッシュケースなどですね。
また、書類を入れる封筒には、開封したかどうかが分かるように、封印を施すと万が一の場合に中身が見られたかどうかを確認することができます。

データの場合

データを持ち運ぶ際には、二通りのパターンが考えられます。
1つ目のパターンは電子メールによって送付するパターンです。
このパターンでは、エクセルファイルなどにパスワードを付け、別途そのパスワードを伝えるなどが効果的です。
また、みだりに印刷ができないようにセキュリティを強化しておきましょう。
VBAを使って印刷を禁止する方法もあるため、あなたが行いやすい方法を使ってください。
また、2つ目のパターンとしてUSBメモリで持ち歩くことも想定されます。
こちらに関しては、書類と同様に保管しておくと良いでしょう。

社外持ち出し時の社内ルールをきちんと決めておくこと

機密情報を会社外に持ち出す際に重要なことは社内規定がしっかりと整っているかどうかです。
こちらに関しては、ある程度めんどうだと思われたとしても、責任の所在を明らかにするためのルール作りを徹底してください。
例えば、上長のチェックを受け、誰がどこにどういった目的で持っていったのかや、返却する際のチェックを怠らないことです。
最初がきちんとできていれば、ずさんな管理体制になることもありません。

機密情報を万が一紛失してしまった場合には

さて、万が一にも機密情報を紛失してしまった場合にはどうすればいいのでしょうか。
ここでは一番重要な初動対応に関して解説していきます。

上司にすぐに報告すること

あなたの直属の上司がいる場合にはすぐに上司への報告が必要です。
紛失に気づいた段階で、可及的速やかに連絡し、どのような種別の書類を紛失したのかをきちんと報告してください。
その後は、上司の指示を待ち行動するようにしましょう。

警察に届け出ること

機密文書に個人情報などが記載されている場合や、盗難が疑われる場合には警察への要請も必要です。
特に個人情報が流出してしまうと、マスコミなどへの情報開示が必要になってくる場合もありますよ。
また、警察に届け出を出しておくことで、紛失した機密文書が無事に返ってくることもありえるので、できる手段は全て打っておきましょう。

関連会社への連絡をすること

最後に重要なのが、機密文書流出によって被害を被る関連会社へは、公になる前に事前連絡するべきです。
ここで、連絡せず隠蔽したりしてしまうと、結果的に公になったときのダメージが計り知れません。
事前連絡があれば、相手方も事前に準備できるためビジネスパートナーとしてきちんと対応しましょう。

まとめ

今回の記事では、機密文書の持ち出しについてを解説してきました。
機密文書を持ち出す機会は、ほとんどないですが、その機会が回ってきたときになんの準備もできていないと、紛失にもつながってしまいます。
きちんと準備して対応したいところですね。
最後までご覧頂き誠にありがとうございました。