機密文書の扱い方！新入社員に知っておいてほしいこと
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機密文書は会社の資産であり、情報漏洩は大きな責任問題になりかねません。
本記事では機密文書について、扱い方の基本や注意点などをお伝えします。
ぜひ参考にしてみてください。
機密文書とは何か？新入社員でも関係アリ！
機密文書とは、企業や組織において特に機密性の高い重要書類です。
会社の財務情報や最新の研究データなど、役員や一部の社員しか閲覧できないトップシークレットも含まれています。
新入社員であっても、日常業務で機密文書に触れる可能性は充分にありますので、扱い方の基本をおさえておきましょう。
以下では機密文書の例と、その重要性やリスクについて説明します。
機密文書の例
機密文書にあたるのは、以下のような情報です。
● 営業計画書：新規ビジネスの展開計画や営業戦略
● 財務情報：企業の収益や損失、予算など
● 新商品の開発情報：研究データや特許出願情報
● 従業員の個人情報：社員の氏名や住所、社会保険番号など
● その他：会議議事録や顧客リスト、見積書など
これらの機密文書は機密レベルによって、極秘文書・秘文書・社外秘文書の3つに分類されます。
新入社員が触れる機会があるのは、主に社外秘文書でしょう。
どんな機密文書も不正アクセスや漏洩によって大きな損害につながる可能性があります。
機密文書の重要性とリスク
機密文書は適切に管理し活用すれば、競争力の維持や向上、そして顧客や取引先との信頼関係構築につながります。
一方で機密情報の漏洩は会社に深刻な損害を与え、社内外での信頼が損なわれる可能性があります。
また法的な問題や規制違反にも触れ、罰金や刑事責任が課されることもあるため、慎重な取り扱いが不可欠なのです。
新入社員が知っておきたい機密文書の作成と保存のルール
機密文書を適切に作成して安全に保存することで、情報漏洩などのリスクを抑えることができます。
以下の3つに関して、ルールを確認していきましょう。
● 機密文書の作成時に注意すべきこと
● 機密文書の保存場所や期間
● 機密文書のバックアップや暗号化
機密文書の作成時に注意すべきこと
機密文書を作成する際には、会社の規定に従って「機密」や「秘密」などの表示をしましょう。
文書ソフトに備わっている透かし機能で、極秘や部外秘などの文字を背景に入れることも可能です。
データベースで管理する場合はアクセス権限を制限し、必要最小限の人物だけが情報にアクセスできるように工夫することも重要です。
また、作成したものを会社の「機密文書一覧表」に記載する場合もありますので、必要に応じて上司に報告・相談するようにしてください。
機密文書の保存場所や期間
機密文書を保存する場所は、セキュリティの高いデータベースやパスワード保護されたフォルダを使用しましょう。
物理的な保管場所においても、アクセスが制限されていることや施錠を確認しましょう。
間違っても机の上に置いたまま離席してはいけません。
機密文書の保管期間については会社の規定に従い、保管期間が過ぎたら適切に廃棄します。
機密文書のバックアップや暗号化
災害やデータ破損に備え、機密文書は定期的にバックアップをとりましょう。
バックアップは別の場所や媒体に保存することが望ましいです。
また、重要な文書は暗号化して保存すれば不正アクセスから守ることができます。
暗号化やパスワードの方法は会社の規定に従い、厳重に管理しましょう。
新入社員は注意！機密文書の共有と廃棄の方法
ここからは機密文書の共有と廃棄について、詳しく見ていきましょう。
共有時と廃棄時、それぞれの注意点をまとめました。
機密文書の共有時に注意すること
機密文書を共有する際には、相手方が必要な情報のみにアクセスできるようにし、適切な手段で安全に情報を転送しましょう。
メールやクラウドサービスなどで確実に相手方が受け取ることができる手段を選択し、情報漏洩しないように細心の注意を払います。
機密文書の廃棄時に注意すること
保存期間が過ぎ、機密性を失った文書でも適切に廃棄する必要があります。
シュレッダーを使用したり、専用の廃棄ボックスを利用したりすることで、情報漏洩のリスクを軽減することができます。
手間や時間がかかることやさらなるリスク削減のため、専門業者に依頼するのも一考でしょう。
また、廃棄前には文書が本当に不要かを再確認することも大切です。
新入社員で機密文書の処理に不安があるなら専門業者への依頼を検討しよう
会社の資産である機密文書は、適切な作成・管理・共有・廃棄を心がけましょう。
もし、機密文書の処理に不安を感じた際には、専門業者に相談することをお勧めします。
創業85年間、漏洩事故0の実績と94％の高いリピート率を誇る当社にお任せいただければ、適切・確実に機密文書を廃棄できます。
気になる方はぜひお問い合わせください。
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