機密文書の廃棄は個人でしても大丈夫？業者に委託しよう！
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「機密文書処理って個人でも利用できるの？」
こんな疑問やお悩みありませんか？
クレジットカードの明細書や宅配物に記載されている情報など、日常生活だけでも個人情報が入った文書が大量に発生する昨今、自分の処理方法で本当に大丈夫なのか心配な時がありますよね。
そこで、今回の記事では機密文書を個人で処理する危険性を説明していきます。
また、個人で利用出来るおすすめの処理業者の選び方も紹介していくので、是非最後までご覧ください。
家庭や個人事業主の機密文書
たとえ企業でなくとも、個人事業主をやっている場合や家庭生活の中では漏らしてはいけない機密文書が発生します。
まずは、どのような機密文書があるのか具体的に見ていきましょう。
家庭で出る機密文書
家庭でも外部に情報が漏れると良くない機密文書があります。
代表例としてはクレジットカードの明細書や記帳が終わり不要になった預金通帳などで、適切に処理しないと、不正利用によって金銭的な損失を被る可能性も零ではありません。
また、知り合いから送られてきた郵便物に載っている住所などの個人情報も、流出してしまえば個人のデータとして売られてしまう恐れがあります。
個人事業主の機密文書
個人事業主の方は一般家庭よりもたくさんの機密文書を持つことになりますよね。
家庭で出るような機密文書に加えて、仕事関係の納品書や請求書、見積書など様々な書類が発生します。
大きな問題点は、情報を漏洩した場合に問題が自分だけでなく仕事の取引先にも波及し兼ねない点です。
最悪の場合は信用できない事業者として商売を続けていけなくなってしまう危険があります。
機密文書を個人で処理する危険性
個人で機密文書を処理する際、多くの人はシュレッダーやハサミ、裁断機などを使用して、書類を粉々にして処理するケースが多いですよね。
しかし、個人で行える裁断処理には様々なリスクが付きまといます。
いったいどのような問題があるのか詳しく見ていきましょう。
情報漏洩のリスクが高い
まず、一つ目の問題は情報が読み取れてしまう危険です。
もちろん、個人で処理できれば、業者に依頼する必要がないためコストを抑えることができるというメリットがあります。
しかし、個人で扱える道具による裁断では再現不可能になるまで細かく破砕出来ません。
ゴミ袋などから裁断した文書を回収されてしまえば、繋ぎ合わせて情報を読み取られてしまう可能性があるのです、
時間がかかる
文書の量が少なければ問題はありませんが、処理を必要とする文書が大量にあると、裁断処理は多大な時間がかかってしまいます。
時間が掛かるとなると、どうしても処理待ち状態の機密文書が発生してしまいますよね。
文書を長期間放置してしまうと高まるのが紛失や盗難の可能性です。
処理待ちの文書が発生してしまうのであれば、大量処理が出来る業者に依頼した方が良いでしょう。
リサイクルし辛い
家庭の道具で文書を処理した場合、リサイクルが難しいため、基本的に燃えるゴミとしてしか出せません。
資源ごみとして断られるのに代表的な理由が二つあります。
一つ目は、不揃いに細かく裁断してしまうと体積が何倍にも膨らむため、運搬費用がかかってしまうことです。
二つ目は、工場で細かい紙が飛散してしまい面倒が発生する点です。
紙片と運搬コストの問題から、リサイクルルートに乗りにくいのが現状だと言えるでしょう。
しかし、業者が行っている溶解処理であれば、処理後の文書をリサイクルしてもらえます。
環境への配慮を考えるのであれば、溶解処理の手段を用意している処理業者に依頼するのが適切な方法になります。
個人委託でおすすめな業者の特徴
業者によっては、ダンボール一箱分程度の量からでも依頼を請け負っており、個人でも機密文書処理を委託することができます。
この項目では、安心して利用できるおすすめな業者の特徴を説明します。
個人でも委託しやすいプランがある
お客様の細かいニーズに答えて、個人利用のプランを用意している業者は特におすすめです。
自分で文書を業者まで直接搬入するのが面倒だと感じる方もいますよね。
例えば、弊社デルエフのスポットプランでは、一箱から回収、処理、証明書発行、未開封処理、ダンボール代金が全て含まれて、2000円で行うことができます。
日本全国に対応しているため、どこに住んでいても処理を依頼してもらうことが可能です。
一箱2000円で、全てをお任せしたいとお考えであれば是非ご利用を検討してみてください。
第三者認定
第三者認定を受けていることが公表されている業者は、比較的信頼性の高い業者です。
事業者の個人情報の取扱いが適切であるかを評価し、基準に適合した事業者に公布されるプライバシーマークや安全確保のエキスパートの証である個人情報保護士の資格など、機密文書処理に関わる認定はいくつかあります。
別団体が設けた基準をクリアしているのは、企業が間違った処理方法を行っていないという証でもあります。
自社廃棄処理場を完備
自社廃棄処理場を設けている業者であれば、回収から処理まで行ってもらえるため、中間業者などの手に触れることが少なく、セキュリティー性が高いと言えます。
処理業者が回収だけを行い、処理は外部に委託している場合、文書の運搬や手続きで処理までの時間が伸びてしまったり、人の目に触れる機会が多くなってしまうのであまりおすすめできません。
関わる人が少ない、処理までの時間が短いは専門業者選びでも特に気を付けたポイントです。
まとめ
今回の記事では、機密文書を個人で処理する危険を紹介していきました。
個人の裁断ではどうしても処理に限界があります。
ご家庭にある機密文書を適切・安心に処理したい場合には、専門業者の利用を一考して見てください。
最後までご覧いただきありがとうございました。
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