機密文書の受け渡し時に注意！不在の場合の対応とは

社外の人に機密文書の受け渡しをする際は、基本的に日時を約束してから出向くものです。しかし、先方の都合で担当者が不在だった場合、持参した書類はどのようにするのがいいのでしょうか？

大切な情報であることから、正しい対応が求められます。間違った対応で情報漏洩してしまうことのないように気をつけましょう。

担当者が不在なら、預けるか再訪問する

基本的には、重要な書類は直接手渡しするものです。書類の間違いがないかを双方で確認するでしょう。

しかし、手違いや急な予定変更で担当者が不在となってしまうこともあるかもしれません。そのような場合の対処法を2つご紹介しましょう。

・代理の社員に預かってもらう
・書類は持ち帰り、日時を改めて訪問する

代理の社員に預かってもらう

一つ目の方法が、代理の社員に預かってもらうことです。相手が不在なことを把握している先方の社員であれば、書類を預かってくれるでしょう。受付係がいる場合にはその人でも構いません。

預ける際には、代理の方に「重要な機密文書であること」と、「確実に担当者に受け渡してもらうこと」をきちんと伝えておくことが大切です。きちんと伝えておかないと、重要書類であることを知らずに開封してしまったり、雑な管理をされてしまったりする可能性もあります。

また、担当者に連絡がつき次第、代理の方に預けたことを伝えておきましょう。渡した社員が担当者へ報告・渡すことを忘れることも考えられます。もしそうなった場合、あなたの信用が下がるだけでなく、最悪の場合、機密文書を雑に扱ったとして会社から処分されるかもしれません。

代理の社員に渡す際には、その後のフォローもしっかりとおこないましょう。

書類を持ち帰り、日時を改めて訪問する

担当者不在の場合は代理人に書類を預ける方法があるとお伝えしましたが、機密文書の重要度によっては本人への手渡しがやはり安全です。渡した・渡さないといったトラブルや、渡した後の紛失問題を避けることができます。

提案書や見積書のような文書についての説明や確認の押印が必要な場合などもあるでしょう。

このような書類は預けずに一度持ち帰り、再度アポイントメントを取り直して訪問するのがベターです。担当者に説明が必要なのであれば、書類を預けてしまうよりも実際に顔を付き合わせて話をしたほうが正確に情報が伝わります。

代理人に渡せなかったり、重要度の高い書類や説明が必要な書類であったりする場合には、預けずに持ち帰り、再度日程を調整しましょう。

まとめ

せっかく出向いたのに担当者が不在であると、書類を預けておきたい気持ちが強くなるかもしれません。しかし、大切な機密書類だからこそ雑な扱いはNGです。自身の信用問題だけでなく、情報漏洩にも繋がる可能性があります。

ご紹介した2種類の方法を、状況に応じて使い分けていきましょう。

不要になった機密文書の廃棄なら、デルエフのような専門の処理業者の利用がおすすめです。大切な情報だからこそ、廃棄するまで気は抜けません。そのままゴミ箱に捨てるといった情報漏洩の危険がある廃棄方法は避けましょう。