機密文書の処理方法とは？

「機密文書にはシュレッダー以外の処理方法があるって本当？」
「機密文書の処理方法について知りたい…」

こんな疑問やお悩みありませんか？
機密文書を処理すると聞くと、シュレッダーの利用を想像する方も多いですよね。
しかし、機密文書の処理は実はシュレッダー処理だけではなく、他にも様々な方法があるのです。
そこで、今回の記事では機密文書の色々な処理方法について解説していきます。
それぞれの処理方法のメリット・デメリットについても併せて解説していくので、是非最後までご覧ください。

シュレッダー処理

多くの人が利用するのが、オフィスにあるシュレッダーを利用した裁断処理です。
バインダーなどに綴じられた書類の類を外し、用紙をシュレッダーに掛けることで破砕し、可燃ごみとして焼却処理するまでが一連の処理の流れになります。

メリット

最も大きなメリットとしては、セキュリティ面での安全性が挙げられます。
自社のオフィスにあるシュレッダーを利用するので、書類を運搬するなどして紛失してしまう恐れがありません。
また、自分の目の前で種類が破砕される様子が分かるので、本当に処理が行われたのかという心配も無くなります。
また、シュレッダーに書類を掛けて破砕するだけで処理が出来る手軽な点も評価のポイントになります。

デメリット

機密文書が多い場合、まとめて処理が出来ない点がデメリットとして挙げられます。
一つの書類を破砕する際に、バインダーやクリップを外して、機密文書を一つ一つ機械に掛けていく必要のあるシュレッダーは非常に時間が掛かります。
その間は処理業務を行っている人間の時間が奪われてしまう上、大量の電気代やごみ処理の手間が増えます。
機密文書が大量にある際には、まとめて書類を破砕出来ないシュレッダー処理は推奨出来ません。

焼却処理

焼却工場まで機密文書を運び入れて処分する処理方法です。
サービス会社が会社の機密文書を回収して工場まで搬送して焼却する形が一般的です。

メリット

機密文書を一つ一つ処分するシュレッダー処理と比べると、機密文書をまとめて処分することが出来るので掛かる時間は非常に短く済みます。
焼却施設まで立ち会う必要もないため、処理に割く人員や時間が極小で済むのも、会社としては助かるところです。
大量の機密文書を一気に処分するという点では、オフィスでのシュレッダー処理よりもはるかに効率的な方法だといえるでしょう。

デメリット

機密文書をこちらから工場に搬入するにしろ、サービス会社から回収してもらうにしろ、運搬という工程が入るため、自社内で完結するオフィスシュレッダー処理よりもセキュリティーの面で心配があります。
また、経営に直接関わる内容ではありませんが、焼却処分した書類はリサイクルが出来ず、CO2やダイオキシンの発生に繋がります。
近年では、環境保護に対する意識が会社のイメージアップに繋がることも多いので、その機会を逃してしまう可能性は否定できません。

溶解処理

機密文書を段ボールなどの専用容器に入れたまま、処理場に搬入して溶解処理を行う方法です。
一般的には、巨大ミキサーのような機械に文書と水を投入して、バラバラになるまで攪拌します。

メリット

機密文書を段ボールから開封することなく処分できるので、文書が目に付く可能性が限りなく低い点が利点です。
また、クリップやバインダーも付けたまま段ボールで梱包してしまって良いので、機密文書を整理する手間はほとんどありません。
さらに、大量処理が可能な上でリサイクルにも活用できる点は焼却処理を上回る明確なメリットだといえるでしょう。

デメリット

実は処理業者と処分場が別経営であることが多く、処分場（多くの場合は製紙会社）の受け入れ状況によっては、機密文書が処理業者や製紙会社の手元に長い期間残る可能性があり、文書の読み取り可能なリードタイムが発生します。
また、搬入の手間もあるため焼却処理と同レベルの紛失リスクがあることにも注意が必要です。

デルエフの処理方法

弊社デルエフでは、自社の大型シュレッダーで段ボールに梱包したままの機密文書を破砕した後に圧縮梱包して、製紙会社に搬出してリサイクルする形を取ります。
１時間に最大4トンの処理が可能な性能の高いシュレッダーによる、自社内完結型の処理となっているため、溶解処理のように大量のリードタイムが発生する危険はありません。
また、リサイクルにも使えるので、環境保護の点で焼却処理よりも優れています。
安全に大量の機密文書を処分したいとお考えならば、弊社デルエフの利用をご検討いただけますと幸いです。

まとめ

今回の記事では、機密文書の処理方法と、それぞれのメリット・デメリットについて解説してきました。
少量の機密文書は自社のシュレッダーで、大量の文書は専門の処理業者へ、上手く使い分けて処理に掛けるコストを減らしていきましょう。
最後までご覧いただきありがとうございました。