機密文書の処理は社員の負担になる？

外部に依頼するのではなく、社内で機密文書の処理を行う場合だと社員に負担がかかると言われています。基本的に機密文書の処理は上司などから頼まれて行うものですが、社員の仕事をこなす時間を使って処理をさせていることになります。

それでは、なぜ機密文書の処理は社員の負担になるのかご説明しましょう。

経営者にとっては重要でも、社員にとっては面倒な仕事

経営者にとって機密文書の内容が外部に漏れるようなことがあってはならないので、外部に漏れずにしっかりと処理することは重要項目の一つだと考えているでしょう。しかし、処理を頼まれた社員にとっては、ただただ面倒な仕事でしかないと思われている可能性があります。

経営者にとっては重要項目でも、社員にとっては毎日の業務にさらに仕事が追加されただけなので、いくら重要だといってもひたすら同じ作業を繰り返すだけなので時間の無駄にすら感じる作業だと感じてしまうのです。

同じ作業の繰り返しは社員の不満やストレスの原因になる

社員にとって同じ作業の繰り返しは、潜在的な不満やストレスの原因になります。上司などから与えられた仕事なので文句を言うわけにもいかず、やらなければならない仕事だからこそ避けられない仕事として認識されやすいのです。

ひたすらファイルのクリップやホチキスを全て外し、時間と手間をかけてシュレッダーにかけていくだけでも大変な作業です。もちろんシュレッダーにかけている時の音も騒音として周りの社員に迷惑をかけていると思われる可能性がありますし、特に評価されたり成績が上がったりするわけでもないので余計に不満とストレスを感じるでしょう。

作業効率やモチベーションの低下に繋がる

機密文書の処理によって不満やストレスを感じることは、そのまま作業効率やモチベーションの低下に繋がってしまいます。普段の業務に加えて手間と時間がかかる処理も行わなければならず、不満とストレスを溜めることで普段の業務に悪影響を及ぼしてしまう可能性があるでしょう。

こうした社員の不満やストレスは最終的にビジネス効率の低下に繋がるため、注意が必要です。

まとめ

機密文書の処理は重要だと分かっていても、社員にとっては不満やストレスの原因になる可能性があることを知る必要性があります。特に普段の業務に追加されるだけで評価や成績に影響しないのでは、ひたすら同じ業務を続ける社員にとって苦痛でしかありません。

社員だけに一任するのではなく、社員に対する職場環境やビジネス効率を考慮することが重要です。