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「業者に頼んだ方がいいのかな？」
こんな疑問やお悩みありませんか？
機密文書の処理は、個人でやると時間や手間がかかったり、安心して廃棄することが難しいですよね。
そこで、今回の記事では機密文書処理の業者を利用するメリットを紹介していきます。
また、良い処理業者の特徴についても併せて紹介するので、是非最後までご覧ください。
業者を利用するべき3つの理由
まず初めに機密文書処理において、業者を利用するメリットを見ていきましょう。
コストがを抑えられる
一つ目のメリットは結果的にコストが節約できるケースが多い点です。
大量の文書を処理する場合、家庭やオフィス内のシュレッダーで処理するとシュレッダーのメンテナンス代やゴミ袋代、電気代などの金銭コストがかかってしまいます。
段ボールに１つ分の量から依頼できる業者も多いので、箱詰めできる量の機密文書であれば業者を利用して是非、金銭コストの節約に役立てましょう。
時間を節約できる
また、シュレッダー処理ではまとめて処理が出来ないため時間がかかります。
クリップやファインダー、紐留めなどを取り除く作業にもいちいち時間がかかり、煩わしいですよね。
しかし、多くの専門業者ではクリップやファインダーをしたまま箱詰めされた文書の処理を依頼可能です。
文書をまとめる道具ごと処理してくれる業者を利用すれば、かなりの時間を節約することが出来ますよ。
漏洩のリスクが少ない
情報が外部に漏れて悪用され、被害を被らないためにも漏洩のリスクは少ない方が良いですよね。
個人で扱える道具の処理では文書が粗く処理されてしまうため、復元されて情報を抜き取られてしまう可能性があります。
専門業者に委託すれば、焼却や溶解などの処理方法によって機密文書を再現不可能になるまで処理してもらえるので安心です。
業者の溶解処理を利用しよう！
数ある処理方法の中でも、機密文書を処理する際には溶解処理がおすすめです。
なぜ、溶解処理を利用すべきなのか、その理由を詳しくみていきましょう。
低コスト
大量に文書を処理する際には、シュレッダーにかかるゴミ処理費やメンテナンス費、時間などのコストがかかりがちですが、溶解処理は比較的低コストに抑えやすいです。
特に、時間に関しては溶解処理は段ボールごと処理できるので、文書を一枚一枚処理する手間はいらないので大きな節約になります。
早く処理できる
大量の文書が発生した場合に注意したいのが機密文書を長期間放置してしまう問題です。
管理方法によっては、放置期間が伸びれば伸びるほど書類の紛失リスクは高くなります。
そのような事態を避けるためにも、溶解による大量処理が可能な専門業者の利用は是非検討したいところです。
ただし、専門業者の中でも製紙会社の処理工場などに処理を外部委託している場合には、処理待ちの間に文書の情報が漏洩する危険がある点に注意しましょう。
ちなみに、弊社デルエフの溶解処理であれば、専用処理工場に入荷後、24時間以内に処理を完了することが出来るので処理待ちの間に漏洩してしまう心配はありません。
処理に時間がかかってしまうと、文書を盗まれたり、読み取られたりするリスクが上がるので、溶解処理の業者選びの際には、出来るだけ早く処理できる業者をおすすめします。
良い機密文書処理業者の特徴
次に、処理業者を選ぶ際に役立つポイントを解説していきます。
専用処理施設を持っている
安心して利用できる業者を選ぶために、自社の専用処理施設を持っているかどうかで見極めることが大切です。
多くの業者は回収や運搬業務にのみ従事しており、実際の処理作業は外部委託している場合が多いです。
この際、外部委託の手続きによって時間がかかってしまったりして、文書が放置され漏洩のリスクが高まります。
自社の専用処理施設で処理してもらえれば、すぐに処理してもらえるので、放置による漏洩リスクの不安は軽減されますよね。
多彩なプランが揃っている
個人から法人向けまで、多彩な処理プランがある業者を選ぶこともお得に処理行うコツです。
分量はもちろん、自社まで回収に来てくれるサービスなど、適切なプランを利用することができれば、処理にかかるコストを削ることができます。
まとめ
今回の記事では、機密文書の処理業者を利用する理由と溶解処理の利点を中心に解説してきました。
大量の機密文書による漏洩リスクと処理のコストを抑えるたいのであれば、ぜひ処理業者を利用しましょう。
機密文書の処理を検討している際には、お客様のニーズに沿った多彩なプランと自社専用処理施設を持っている弊社デルエフのご利用を検討してもらえると幸いです。
最後までご覧いただきありがとうございました。
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