機密文書の処分業者の対応力が情報漏洩を左右する

機密文書の処分を請け負う業者は数多く存在しますが、業者ごとの対応力を知ることも重要です。確実に情報漏洩を防ぐためには、質の良いサービスが用意されているか、即日処理に対応しているか、個人情報を保護する体制が整っているかなど、様々なポイントがあります。

それでは、機密文書の処分業者に求める対応力についてご説明しましょう。

即日処理に対応しているか

機密文書の情報漏洩が怖いので、即日処理してほしいという人は多くいるでしょう。しかし、即日処理に対応していない場合、その日のうちに処分するとは限らないのでいつになったら処分してくれるのか、日にちが経つたびに情報漏洩のリスクが高まることを考えれば即日処理してくれた方が安心して任せられます。

回収プランや処理プランが多くあるか

人によって機密文書の量は全く違います。時には少しだけの日もありますし、かなりの量を一度に処分してほしい場合もあるでしょう。しかし、回収プランも処理プランもほんの少ししかない場合、これは多くの利用者が依頼することを想定していないことによって起こり得ます。

また、プランが少ないと量に関係なく料金が一律で全然お得じゃない場合もあるなど、利用者に対する配慮が行き届いていないと言えるます。。ここはどんなプランがあるのか確認して、何箱までならOKなのか、量に応じた料金はいくらくらいなのか調べましょう。

その業者のみで作業が完成すること

様々な業者の中で、一部の業者は書類の処分などをさらに下請けに任せていることがあります。そうやって費用を削減しているのかもしれませんが、情報漏洩対策の観点からみればNGもいいところです。下請けに処分を頼むということは、また機密文書等が動くので情報漏洩のリスクが発生してしまいます。

その下請けが情報漏洩対策を行っているとは限りませんし、何よりそれが原因で情報漏洩事故を起こす危険性だってあります。ここは下請けではなく、その業者のみで処分している業者を選ぶのがおすすめです。

まとめ

機密文書の処分業者を選ぶ時は、その業者の対応力が物を言います。業者のみで完結するか、どんなプランがあるか、即日処理に対応しているかなど、様々な対応力が求められるでしょう。機密文書はそれほどまでに重要な書類なので、安全に処分できるだけの材料を用意しているかチェックすることが大切です。