機密文書の処分を外注する時にコストだけを重視してはいけない理由とは？

2020年01月28日 []

機密文書を処分する際は機密情報を漏らすことなく確実に処分したいですが、できる限りコストをかけずに処分したいと考える場合もあるのではないでしょうか？しかし、コストばかりを重視していると機密情報の内容が漏洩する可能性が高まってしまいます。

それでは、機密文書の処分を外注する時、

コストが安い処理業者とは？

機密文書の処分を受け付けているのは、専門業者だけではありません。近年では古紙回収業者が機密文書の処分を受け付けているケースが増加している傾向にあり、専門業者よりもコストが安いのが大きな特徴です。

古紙回収業者が機密文書の処分コストが安いのは、機密文書を処分する前に紙のレベルやタイプに応じて仕分けしているからです。古紙回収業者は利益を出すために紙のレベルやタイプを細かく仕分けしており、古紙を高く売って利益を出しているので処分コストを安く設定しています。

しかし、コストが安いだけで機密情報が漏洩する危険性は専門業者よりも高いのが大きな問題です。紙を仕分けしているということは少なからず機密文書の内容が見られてしまうということでもあるので、いくら機密情報を漏洩しないと言っていても仕分けされてしまっては機密情報が漏洩してしまう危険性があります。

コストが高くても専門業者に外注した方が良い

機密文書の内容が漏洩する危険性を可能な限り抑えるためにも、コストの安さだけを重要視するのはあまりおすすめできません。機密文書が大量にあるほどコストがかかってしまうのでコストを安く抑えたいと思うかもしれませんが、大量に機密文書があるということは処分に時間がかかり、それだけ作業員の目に触れる機会が多くなってしまいます。

そういった危険性を無くすには、機密文書の処分に特化した専門業者に依頼するのがおすすめです。専門業者は仕分けをしない、機密文書が入った段ボール箱を開けないなど、機密文書の内容が外部に漏れないように工夫されています。

専門業者であれば信用できるポイントが多くあるので、専門業者に外注するのがおすすめです。