機密文書の処分を外注する時、文書の仕分けをする業者はNG

2020年01月24日 []

機密文書の処分を外注する場合、信用がおける業者に外注するのは当たり前のことですよね。しかし、機密文書の処分を行う際に文書の仕分けを行う業者が存在しますが、そういった業者はNGとされています。

それでは、機密文書の処分を外注する時、機密文書の仕分けを行う業者はなぜNGなのかご説明しましょう。

なぜ機密文書の仕分けをしてはいけないのか？

機密文書は文字通り機密情報が満遍なく記載されているので、処分する場合でも人の目に触れないように処分するのが望ましいでしょう。しかし、機密文書を自社でシュレッダー処理するにはコストがかかるので、外注して少しでも手間を減らす選択肢が選ばれる可能性があります。

しかし、業者の中には機密文書を紙質に合わせて分別する方法を取るケースがあります。これは情報漏洩の観点ではNGと言える方法で、機密情報が作業員の目に入ってしまう可能性が非常に高いです。いくら機密文書を仕分けルームから持ち出すことは絶対にないと豪語していても、結局作業員の目に入ってしまうようでは意味がありません。

そもそもなぜ機密文書の仕分けを行うのかというと、仕分けを行う業者は古紙を高く売るために選別します。上質紙は高く売れますが、機密文書を仕分けせずにそのまま処分してしまうと本来高く売れるはずの古紙に低質な古紙が混ざってしまうので高く売ることができません。

さらには、機密文書として溶解処理を行った場合、一般古紙として売る金額の1/2以下になってしまいます。

つまり、古紙を高く売るために機密文書を紙のレベルやタイプに合わせて細かく仕分けし、なおかつ一般古紙として販売しなければならないのです。

機密文書の処分に特化した業者に外注しよう

機密情報漏洩の危険性を無くすためにも、紙の仕分けをしない処分に特化した業者に外注するのが得策です。業者のホームページなどを確認してみると、「仕分けルームは監視体制が万全」というような説明が記載されていることがありますが、当然機密情報を徹底して漏洩しないようにしているならおすすめしない業者だと言えます。

また、問屋や古紙回収業を本業としている業者にも注意が必要です。

理想的なのは段ボールの中身を開封せずに箱のまま処分するような業者なので、業者はよく選定するようにしましょう。