機密文書の処分を外注する場合、溶解処理を行う業者の見極め方とは？

貴方は溶解処理とはどんな処理方法なのか知っていますか？機密文書の処分を外注する場合、主にシュレッダーか溶解処理の二通りの処理方法がありますが、どちらも業者によって処理の仕方が違います。いいかげんな業者に外注した場合、機密情報が漏洩する危険性があるので注意が必要です。

それでは、機密文書の処分を外注する場合、溶解処理を行う業者の見極め方についてご説明しましょう。

機密文書の溶解処理は専用倉庫で行われるのが理想

溶解処理を行っている業者に機密文書の処分を外注する場合、一番の焦点になるのが専用の倉庫で処理してくれるかどうかです。そもそも溶解処理は製紙メーカーの施設を利用して紙の資源としてリサイクルする方法であり、機密文書を処分しつつリサイクルができるのがポイントです。

機密文書を溶解処理する時は機密情報を漏洩させないために専用の倉庫で処分します。しかし、専用の倉庫がない製紙メーカーや処理業者は、他に処理するものと一緒に機密文書も処理する傾向にあるので機密情報が漏洩してしまう危険性があります。

これでは業者に外注する意味が無くなってしまうため、溶解処理を外注するなら専用の倉庫を持っている業者に依頼しましょう。

実際にどんな処理を行っているのか確かめる

溶解処理を請け負っている業者は様々ですが、中にはいいかげんな処理を行う業者も存在します。製紙メーカーや処理業者はセキュリティのレベルが業者によって大きく違いますし、専用の倉庫を持っているかどうかも違います。

高いセキュリティだと証明できるものとして、情報セキュリティマネジメントシステムの国際資格である「ISO27001」またはプライバシーマークを取得しているかどうか確かめましょう。また、溶解処理を行う時の作業手順も聞くのもおすすめです。

溶解処理の作業手順は業者によって微妙に違いますし、実際にどんな廃棄処理を行っているのかが分かれば機密文書の処理も外注しやすくなります。

まとめ

機密文書の処分を外注する時に溶解処理を依頼するのは得策ではありますが、溶解処理を請け負っている業者にもいいかげんな処理を行う業者が存在します。そういった処理業者に外注しないようにするためには、専用の倉庫を持っていること、高いセキュリティを証明できる国際資格を取得しているなど、様々な確認方法があります。

いずれも信頼できるかどうかを見極めるために重要なことなので、しっかりと確認しましょう。