機密文書の処分を依頼する時の業者の見極め方

機密文書の処分に特別な許可は必要ないので、実質的にどんないいかげんな業者でも機密文書の処分ができてしまう現状です。そんな中で上手く業者を見極めることができなければ、大事な機密情報が漏洩されてしまうかもしれません。

それでは、機密文書の処分を請け負う業者に見極め方についてご説明しましょう。

会社の規模や株式の公開などの情報を調べる

機密文書の処分を請け負う上で、その業者の規模や株式が公開されているかどうかなどは信用度がうかがい知れる重要なポイントです。業者の規模が大きいということはそれだけ今までに多くの企業の機密文書を安全に処分してきたということでもありますし、企業グループがあればなおより多くの処分を請け負ってきったと判断できます。

処分業者にとってもそれだけ多くの処分の際には情報を漏洩させないように神経を張り巡らせているはずですし、処分のノウハウも確立されているでしょう。会社の規模が大きく、社歴や株式も公開されているとなれば業者としての信用を無くすような真似はできないと、しっかりと処分してくれるので信用しやすいです。

質問する

きっちりと機密文書を処分してくれるのは当たり前ですが、その当たり前のことができていない業者が存在するのも事実です。そこで効果的な判断材料になるのが、質問を重ねることです。まず、「どのような企業から依頼を受けて機密文書を処分しているのか？」と質問しましょう。

そこで相手は企業の名前をいって安心して依頼してくださいと言うかもしれませんが、それはNGです。何故なら、本当に機密情報を漏洩させない業者であれば大切な顧客企業の名前を出すことはありません。

信用してもらおうとして顧客企業の名前を出すということは、つまり「その企業は機密文書の処分を依頼したんだ」と確実な情報を与えてしまっているのと同じです。これでは完全なセキュリティレベルを誇っているとは言えないでしょう。

まとめ

優良な業者を見極めるためには、依頼する時の話し合いや調査から始まっていると言えます。本当に機密文書の情報を漏洩させたくないのであれば業者を見極めるのは非常に大切なことですし、簡単に情報を漏らすような業者は信用できません。

会社の規模が大きいことはもちろん、質問した際に簡単に顧客企業の名前を喋るような業者ではいくら実績や経験があっても情報漏洩の危険性があると思った方が良いでしょう。