機密文書の処分は隔離されて行われている？業者に確認しよう

機密文書の処分を外注するにあたり、機密情報を漏洩させないようにきちんと処理作業が行われているかどうか確認することはとても重要です。とはいえ、ただ立ち会うだけでは意味がないとされています。立ち会うだけならどんな業者でもできるので、別の目線から見極める必要性があります。

それでは、機密文書の処分を隔離して行う必要性や、なぜ単なる立ち会いに意味がないのかご説明しましょう。

機密文書の処分は他のリサイクル施設より隔離された場所で行うべし

もしも他のサービスと兼用して機密文書の処分を行っていた場合、他に処分した一般古紙等と機密文書が混ざってしまう可能性が高くなります。機密文書が他の一般古紙に紛れてしまうと、その先の処分工程で機密性を担保することができなくなるため、機密文書の処分を行う施設は他のリサイクル施設より隔離された場所で行われているかどうかを確認する必要性があるでしょう。

また、処分作業に関われる作業員数も確認しましょう。機密文書を扱う作業員の人数が少ないほど情報漏洩のリスクが減るため、できる限り少ない人数で処分作業を行っているかどうかも大切です。

処理作業の立ち会いは本当に意味はない？

機密文書がきちんと処分されているか立ち会うことは確かに重要ですが、立ち会いそのものはどんな業者でも可能です。ただし、立ち会いは会社の質を自分の目で確かめられるので有効的ではあるものの、処分作業の面ではあまり当てにできません。

何故なら、立ち会う時だけ体裁を整えている可能性があるからです。優良な業者であれば体裁を整える必要性はないかもしれませんが、いいかげんな業者に依頼した場合、処理する時だけ良いように見せられてしまうでしょう。

ただ、処分施設がどんなものなのか、一度見学すしておくことで、先ほどご説明したように会社の質を肌で感じて評価するという点では効果的です。

まとめ

機密文書の処分を行うにあたり、隔離された場所で処分されているか確認することは重要です。絶対に漏らしてはならないリスクを抱えている以上、できる限り少ない人数で機密文書のみを処分してくれる状況でないと安心できないでしょう。

安心して機密文書の処分を任せるためにも、事前に隔離された施設で処分しているか確認しましょう。また、処分に立ち会いたいのであれば業者としての質を確かめる目的で行うのがおすすめです。