機密文書の処分は、なぜ専門業者に依頼するべきなのか

機密文書の処分を請け負っている業者は多く存在しますが、機密文書を処分するだけならどんな業者でもできることをご存知でしょうか？機密文書以外の処分を請け負っている業者と専門業者では大きく違うため、情報漏洩を防ぎたいなら専門業者に依頼した方が良いでしょう。

それでは、機密文書の処分を専門業者に依頼した方が良い理由についてご説明しましょう。

機密文書の処分は特別な許可が必要ない

一歩間違えれば会社を倒産させてしまう情報漏洩ですが、業者側は機密文書を処分するのに特別な許可は必要ありません。そもそも機密文書は古紙に分類されるので、リサイクルする方法が確立されています。

産業廃棄物にならない機密文書はリサイクルとして処分できる廃棄物扱いになるため、産業廃棄物処理業の許可を得る必要性もありません。つまり、どんな業者でも機密文書の処理を請け負うことができるのです。

このことからいいかげんな処理を行う業者が存在するため、十分注意した方が良いでしょう。

箱ごと溶解できるのは一部の業者だけ

箱ごと溶解してくれる業者は、実は一部の業者だけです。箱に入ってる機密文書が紙だけならどんな業者でも処分できますが、バインダーやファイルが入っている場合は話が違います。バインダーやファイルは禁忌品と呼ばれており、多くの業者はこれらが入ったまま溶解処理を行うことはできません。

バインダーやファイルが入ったまま溶解処理を行うと、溶解処理を行うための設備であるパルパーが故障し、製造ラインをストップしなければならなくなります。そのため、多くの業者は箱を振るなどしてバインダーやファイルが入っている可能性が高い場合には開封しチェックしていることが多いです。

そうなるとせっかく機密文書の情報が漏洩しないように依頼しているのに、情報漏洩のきっかけを作ることになってしまいます。したがって溶解処理を依頼するのであれば、本当にバインダーやファイルが入っていても未開封で処理してくれるのか聞く必要性があります。

まとめ

機密文書の処分を業者に依頼する場合、ついでに処分を請け負っている業者ではなく専門業者に依頼するのがおすすめです。専門業者であれば機密文書の処分に特化しているので、ついでに処分を請け負う業者よりも格段に情報漏洩の危険性がありません。

卓越した処理技術や設備投資、従業員一人一人に行き届いた教育など、安心して処分が依頼できる業者が見つかるでしょう。