機密文書の保管はどうするの？管理方法は非常に大切です！

『会社で取り扱う機密文書はどうやって保管するの？』

『期限が来た後の処分方法はどうすればいいの？』

こんなお悩みありませんか？

会社の機密文書は他社に漏れると、自社の利益を損なってしまうような重要な書類です。

もし、あなたが漏洩してしまったらと考えると非常に怖いですよね。

そこで、今回の記事では機密書類廃棄専門業者であるデルエフが機密文書保管について詳しく解説していきます。

この記事を読むと、機密文書漏洩リスクを確実に下げることができるので是非最後までご覧ください。

機密文書が漏洩するリスクについて

機密文書が漏洩するリスクは以下の通りです。

● 企業の信頼性低下
● 金銭的損失
● 市場での競争力低下

これらがもっともメジャーなリスクとしてあげられます。

こういった事象が起きてしまうと、中小企業などの比較的体力が少ないと考えられる会社では最悪倒産につながってしまいかねません。

そこで、まずこの項目では機密文書についての一般的なルールについて解説していきます。

機密文書を分類分けする基準と分類名称について

機密書類の分類は以下の順番で機密性が高くなっていきます。

1. 社外秘
2. 秘
3. 極秘

社外秘については、従業員であれば閲覧することは比較的容易ですが社外に持ち出すことは原則禁止です。

また、秘、極秘については、従業員の中でも閲覧レベルが設定されていることがほとんどで、流出すれば莫大な損失を被ることとなります。

機密文書の分類と名称付は情報流出によって会社が被る損失を基準として分類分けを行っていることがほとんどです。

どのレベルに属するかを判断することは、各社の判断によります。

機密文書の保管期限について

機密文書の保管期限は書類によって異なってきます。

各種法律などによって期限が決められているものも存在しますが、大まかな保存期限は以下の通りです。

● 人事関係の書類2年〜3年
● 経理関係の書類7年〜10年
● 総務関係の書類10年〜

より保管期限について詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧下さい。

機密文書を保管する注意点は？

さて、ここまでで機密文書に関する一般的なルールについて解説してきました。

流出リスクを低減するためには、一般的な知識とともに、保管についても考えて行かなくてはなりません。

そこで、この項目では機密文書を保管する際の注意点について解説していきます。

保管場所を限定する

機密文書は保管場所を限定することが大切です。

書類部屋があることがベストですが、規模的に書類部屋を作れなければ管理責任者のもっとも近くに固めて保管するとよいでしょう。

保管場所への出入りを限定する

機密文書保管場所への出入りは人を限定したり、上長もしくは責任者の許可制にしてください。

誰でも入れる箇所に保管することは流出の危険性を高めるだけでなく、万が一流出自己が起こった際の責任問題があやふやになってしまいます。

データ化してネットにつながっていないパソコンに保管する

機密書類の量が増えてきた場合に、もう一つ考えられる保管場所はPCです。

機密書類をデータ化し、PCに保管すれば容量が続く限り膨大な書類を保管することも可能です。

ただし、ネット回線につながっているとハッキングの危険性もあるため、スタンドアローンにできるPCを用意しておくと良いでしょう。

機密文書を保管するポイントは？/h2>

階層別にラベリングする

機密文書の整理も、その他の書類と同様に保管ファイルなどにラベリングを施してください。

ラベリングを行うことで、外側から見た際に階層がどの位置にあるのか一目で見える化できます。

これは閲覧する際や、場所を移動させたいときなどに時間短縮にも繋がるポイントですよ。

目に見えやすい注意書きを書くこと

続いて、ラベリングとは他に、目にファイル外側に注意書きを施すのも有効です。

注意書きとは、先ほどご紹介した社外秘や秘、極秘といった階層を記すことを指します。

また別途社内規定で、これらの書類取り扱いについて規定を設けておくことも重要です。

ファイリングして整頓する

そして最後に、書類整理に関する基本事項となりますが、ファイリングは確実に行って下さい。

電子媒体への保管の場合にはフォルダ分けが該当します。

ファイリングの重要性は整理整頓意外にも、機密書類が一般書類と混じり合うリスクをなくすことにつながるため確実に実行したいポイントです。

機密文書の保管期限が到来したら

前述した機密文書の保管について確実に実行しながら、保管期限が来た書類は確実に処理を行うようにしてください。

保管義務期間が終了し、年数が経っているとはいえ、機密文書は基本的に社外や一部の従業員の目にしか触れられてはいけないものです。

過去の文書であっても、会社への損害が出ることは多々あるので、廃棄方法を考えることも流出リスクを下げる上では有効ですよ。

そこで、最後に機密文書の廃棄方法を詳しく解説していきます。

機密文書廃棄を行う

繰り返しになりますが、機密文書の廃棄は確実に実行するようにしてください。

理由としては、先ほどもお伝えしましたが年数が経っても機密文書に記載されるデータは会社に損失を与えかねないためです。

安全に処理するためには、シュレッダー等の復元可能な処理方法に頼るのではなく専門業者に依頼することが一番の近道です。

自社で行わず業者に依頼する

機密文書廃棄に関して、焼却やシュレッダーでの廃棄を自社で行っている場合もありますが、流出事故を0にすることはできません。

自社での廃棄にはコストカットができるメリットもありますが、こういったリスクも存在することに注意してくださいね。

一番確実な方法としては、専門業者に依頼し確実に処理してもらうことです。

実績があり、処理過程も安心できる業者選びもポイントの一つです。

廃棄業者の情報を調べる

機密文書の廃棄を自社で行わずに、業者に依頼する場合にはコスト面と実績面を必ず比較するようにしてください。

弊社サイトをご覧頂くと分かりますが、機密文書処理にも様々なプランが用意されています。

あなたの会社にあった廃棄の方法を多数掲載しており、オーダーメイドの廃棄も実行できますよ。

まとめ

今回の記事では、機密文書保管に関する注意点や管理方法について解説してきました。

機密文書の管理とともに廃棄方法も考えなければ、流出事故の可能性は高まってしまいます。

もし、廃棄方法にお困りであればお気軽にご相談ください。

最後までご覧頂き誠にありがとうございました。