機密文書のミルシートは文書管理システムに登録したらすぐ処分しよう

【機密文書のミルシートは文書管理システムに登録したらすぐ処分しよう】

機密文書の一つであるミルシートは鋼材検査証明書、その他にも切断証明書や納品書など重要な機密文書を取り扱うことになります。もちろんミルシートも業務をこなすたびにどんどん増えていくので、不要になったらすぐに処分する必要性があります。

それでは、機密文書のミルシートについてご説明しましょう。

ミルシートは1枚ずつ溜まっていくので文書管理システムに登録するのがおすすめ

ミルシートの厄介なところは、1点の鋼材に1枚必要になるので、業務をこなすたびに鋼材の数に応じて加速度的に増えていきます。そうなるとみるみるうちにミルシートでいっぱいになる上に、過去のミルシートを引っ張り出したくなっても非常に見つかりにくくなります。

そこでおすすめなのが、ミルシートを電子化してから文書管理システムに登録する方法です。ミルシートを全て電子化すれば非常に管理しやすくなりますし、文書管理システム内で必要なミルシートの検索によってほしい情報がすぐに出てくるので探しやすいのもポイントです。

これなら地方の営業所で自社にあるミルシートが必要になった場合、ネットワークを利用して必要な時に必要な人にだけすぐに送ることもできます。文書管理システムが導入されることによって、手間も時間もかけることなく管理しやすくなるでしょう。

不要なミルシートはすぐに処分しよう！

ミルシートは確かに1枚1枚が集まれば大きな物量になって、管理がとても大変になります。ですが、文書管理システムに登録すれば紙のミルシートは必要なくなります。ミルシートには保管期限のようなものがないので、いつまで経っても捨てられない人もいるのではないでしょうか。

しかし、文書管理システムに1度でも登録すればいつでもミルシートに記載されている内容が閲覧できるため、紙のミルシートは必要ありません。したがって。、情報漏洩を防ぐためにも早々に機密文書を処分してもらいます。

まとめ

ミルシートは普段聞かない言葉ではありますが、ミルシートを取り扱っている企業にとっては早々に対策が必要になるでしょう。

もっと効率良く管理するためには、電子化した後に文書管理システムに登録するだけでOKです。こうすれば紙の書類のミルシートは不要になります。不要になったミルシートを保管してもしょうがないので、機密文書の処分専門業者に依頼して処分してもらいましょう。