機密文書と個人情報の関係は？取り扱いはどこでも同じです！

『機密文書はどんな情報が書かれているの？』

『機密文書に個人情報は含まれるの？』

こんな疑問をお持ちではありませんか？

機密文書にはどういった情報が書かれているかどうか気になるところですよね。

実は機密文書には個人情報が書かれているものも含まれているとご存知ですか。

そこで、今回の記事では、機密文書廃棄専門家のデルエフが機密文書と個人情報の関係性について解説していきます。

この記事を読むと個人情報の取り扱い方について分かるので是非最後までご覧ください。

機密文書と個人情報の違いは？

機密文書については、会社の経理情報であったり決算の情報であったりなど様々な種類の情報が書かれています。

また、個人情報とは文字通りその個人の属性に関する情報を指します。

では、一体この両者に関してはどんな関係性があるのでしょうか。

この項目で詳しく解説していきます。

機密文書の中に個人情報が含まれる

結論から言うと、法人個人問わず個人情報が書かれた文書類は機密文書に属します。

例えば、会社関係で言うと人事考査の書類であったり、履歴書などが機密文書に属しますよ。

また、個人的なところで言うと、クレジットカード明細書などお金に関するものから住民票など個人の住所が特定されるものまで幅広くありますよ。

会社関係はイメージが付きやすいですが、個人の生活に関するところで言ってもたくさんの書類があることが分かりますね。

機密文書と個人情報の管理を徹底すること

機密文書は社外の人や他人に知られることで、自社やあなたに対して多大な損失を与えるものを指しています。

損失が出るということは、様々な人がその情報を狙っているということです。

そのため機密文書と個人情報の管理と処理を徹底するようにしてください。

この項目では機密文書や処理方法について解説していきます。

人事書類はファイリングし管理する

まず会社に関する個人情報の一つである人事書類はファイリングして管理するようにしましょう。

ファイリング時には必ずラベリングを施し誰もが閲覧できないように厳重に管理を行ってください。

会社から個人情報が流出してしまったとなると、従業員からの信用問題に関わってしまいます。

個人情報関係の管理方法

さて、では個人に関する情報はどのように処理や管理をすればいいのでしょうか。

ここで簡単に解説していきます。

不必要なものはシュレッダーにかける

まず徹底して欲しいことは、不必要なものはシュレッダーにかけるようにしてください。

不必要なものであっても過去の履歴から、その人がどのような生活を送ったかが分かってしまいますよ。

必要物は目に見えない場所に置く

次に必要物は目に見えないところに配置するようにしてください。

保険関係の書類やクレジットカードを無造作に置いているご家庭もあるようですが非常に危険です。

基本的にこういった書類は必要なとき以外には人目に触れないタンスの奥などに配置するようにしてくださいね。

機密文書の廃棄方法は？

さて、最後の項目では機密文書の廃棄方法を解説していきます。

ここでも個人と会社両方の視点から解説していきます。

会社なら廃棄業者一択

会社の個人情報関係の書類の廃棄は、廃棄業者に一任しましょう。

シュレッダーにかけて廃棄するだけでは不十分ですよ。

繰り返しになりますが、廃棄時に流出してしまうと従業員からの信用を失ってしまう可能性があります。

関係各社への信用問題に発展する可能性はあまりありませんが、大切な社員の心が離れることは避けたいところです。

もし、すぐにでも廃棄したい人事書類がある場合には弊社HPを一度ご覧ください。

個人ならシュレッダーなどもおすすめ

個人であればシュレッダーにかけて廃棄してもあまり問題にはならないでしょう。

ただし、高額所得者の方などは個人情報が外に漏れないように細心の注意を払う必要がありますよ。

例えば個人の携帯番号などが漏れ出てしまうと、不動産関係の会社や先物関係の会社などから営業電話がかかってくる可能性もあります。

一度情報が出回ってしまうと、住居を変えたり、携帯番号を変えたりなど様々な不都合が起こってしまいますよ。

もし、流出を完全になくしたい場合には焼却処理や弊社の個人プランを検討するといいですよ。

まとめ

今回の記事では、機密文書と個人情報の関係性について解説してきました。

個人情報は色々なところから流出するものです。

完全に流出を止めるためには焼却処理や廃棄業者に一任することを検討してください。

一回でも個人情報が出回ってしまうと完全に消去することは至難の技です。

それよりも、情報が流出する前に未然に防ぐということを意識して行動するようにしましょう。

最後までご覧頂き誠にありがとうございました。