機密文書となる貴重な資料は外部倉庫の選び方が重要

【機密文書となる貴重な資料は外部倉庫の選び方が重要】

機密文書である貴重な資料として挙げられるのが、社内報、社内誌、人事データ、社史、卒業アルバム、学籍簿などです。これらは1部しか原本がない上に外部に漏らしてはいけない機密情報が詰まっています。

もしもこれらの資料が外部に漏洩してしまった場合、悪用される可能性があるのは目に見えているでしょう。そこで重要になるのが、保管場所となる外部倉庫です。外部倉庫には様々な種類があるため、セキュリティ体制が万全に整っていることはもちろん、資料が劣化しないようにする選び方も大切です。

それでは、貴重な資料を保管するための外部倉庫の選び方についてご説明しましょう。

貴重な資料は劣化や災害から守る外部倉庫に保管しよう

貴重な資料をコピーして保管するのは情報漏えい対策としてはおすすめできないので、セキュリティ体制が万全に整っている外部倉庫に保管するのがおすすめです。しかし、貴重な資料だからこそ、長く保管するためにもその他の性能を気にして選ぶ必要性があります。

まず重要なのは、防湿性、耐震性、防火性、防水性、災害対策です。特に重要なのは防湿性で、湿気で貴重な資料がダメになるのを防ぐためには絶対に欠かせません。また、火事が起きた時に防火性が協力だと貴重な資料に燃え移るのを防げる可能性が高くなります。

そして火を消すための設備としてスプリンクラーが備えられているのはおすすめできません。これでは鎮火できたとしても貴重な資料が水浸しになってしまうので意味がありません。ハロンガスを使った消火設備が整っている外部倉庫を選ぶのがおすすめです。

貴重な資料は機密文書の処分専門業者に依頼して処分しよう

貴重な資料もやがて不要になることがあるため、そういった機密文書を安全に処分するためにも機密文書の処分専門業者に依頼するのがおすすめです。

中でもおすすめなのは創業以来一度も情報漏洩事故を起こしていないデルエフという業者です。デルエフはこれまでに処理工程のオートメーション化を実現させており、処分に関わる人も最小限かつ短時間で行われています。

貴重な資料を外部に漏らさないためにも、是非ともデルエフに依頼してみてはいかがでしょうか。

まとめ

貴重な資料は複数存在するわけにはいかないので、機密情報を外部に漏らさないためにも外部倉庫の選び方が重要になります。機密文書であると同時に貴重な資料だからこそ長期間保管する必要性があるため、防湿性や防火性など性能面で比較して選びましょう。