機密文書となる様々な契約書を一元管理しよう！どんな保管方法がある？

機密文書となる様々な契約書には外部に漏らしてはいけない重要な情報が数多く記載されています。そんな契約書を厳重に保管するためには、一元管理できる体制をすぐに形成しなければなりません。適当に管理しているようでは情報漏洩も時間の問題なので、どんな一元管理の方法があるのかチェックウするのがおすすめです。

それでは、機密文書となる様々な契約書を一元管理する方法についてご説明しましょう。

契約書を管理する担当者や部署を決める

契約書があちこちに保管されていてどこにあるか分からない粗雑な管理では情報漏洩に繋がるのも当然でしょう。適当な管理は外部に情報が漏れる要因になるので、一元管理するのがおすすめです。

簡単に一元管理できる方法として挙げられるのは、契約書を管理する担当者や部署を決めることです。社内に散在している契約書を一ヶ所に集め、管理担当者や部署で一元管理できれば情報漏洩する可能性は可能な限り少なくなるでしょう。

もちろん社内に散在されている契約書を見つけるだけでも一苦労するかもしれません。引き出しの中や書類の間に挟まっていたり、複数のキャビネットに積み重なっていたりと、重要な契約書の適当な扱い方を公開することもあるでしょう。

あらかじめ管理担当者や部署を決めておけば、無造作に契約書が散在されることもなくなります。

契約書台帳を作成する

契約書台帳を作成してパソコン上で一元管理する方法もあります。社内で一元管理するために、契約書の種類や契約を締結した日、プロジェクト名、契約担当部署及び担当者名、契約期間、相手方の社名及び担当者名、自動更新の有無、原本の場所など様々な情報を入力しましょう。

契約した担当者だけが情報を握るよりも、会社全体で情報漏洩しないように一元管理ができるのがポイントです。もっと契約書台帳をブラッシュアップすれば、さらなる管理のしやすさが上がるでしょう。

まとめ

機密文書となる様々な契約書は社内に散在している状態だと、いつどこで誰がどんな目的で情報を漏らしてしまうのか分かったものではありません。契約書の内容が外部に漏れてしまうと会社の存亡にかかわることになりかねないので、いかに情報漏洩しないように厳重に管理できるかどうかが焦点になります。

そこで契約書の一元管理が実施されれば、社内に散在した契約書をまとめて一元管理ができるようになるので、安心して保管できるでしょう。