機密文書である賃貸物件の契約書はいつまで保管すればいい？

【機密文書である賃貸物件の契約書はいつまで保管すればいい？】

賃貸物件を借りる際に不動産会社と締結するものと言えば、様々な契約書が挙げられますよね。この契約書は非常に重要なものなので、機密文書扱いで大切に保管していなければなりません。しかし、引っ越しのバタバタや年月の経過などで思わず契約書を失くしてしまうことも十分に考えられます。

それでは、契約書はいつまで保管していればいいのかご説明しましょう。

基本的に退去後の敷金の清算が終わるまで

引っ越しやその後の生活などで契約書の存在を忘れてしまい、いつの間にか失くしてしまうことも少なくありません。ただ、機密文書でもある契約書はいつまで保管しておけばいいのか知っておくと、大切に保管していけるでしょう。

基本的に不動産会社と締結する際の契約書は、物件の退去後に敷金の清算が終わるまでの間になります。これは住人が引っ越した後に敷金の清算を行うものですが、その時に大家さんから敷金の振り込みがなかった時の連絡手段が無くなる可能性があるからです。

大家さんの連絡先なども記載されている上に、もしも失くしてしまったら個人情報が外部に漏れてしまうことになります。敷金が無事に振り込まれたことが確認できたら、機密文書として外部に漏らさないように処分しましょう。

また、敷金が残らない形になっても、念のためしばらくは保管しておくのが得策です。

大家さんや管理会社もきちんと保管しておかなければならない

住人だけでなく、大家さんや管理会社もしっかり契約書も保管しておかなければなりません。これは宅建法に基づき、保管期間が5年間と定められているからです。

もちろん5年が過ぎたら処分しても問題ないので、機密文書の処分専門業者に依頼してしっかりと処分してもらいましょう。処分専門業者はいかなる機密文書も外部に漏らさないように徹底しているので、安心して廃棄を任せることができますよ。

まとめ

機密文書である不動産会社との契約書は、基本的に敷金が振り込まれるまで保管しておきましょう。大家さんや管理会社も契約してから5年間は保管しておかなければならないので、その間はしっかりと保管する必要性があります。

無事に敷金が振り込まれたことが確認され次第、または保管期間の5年が過ぎたら契約書は処分しても構いません。しかし、個人情報が記載された機密文書なので、しっかり処分専門業者に処分してもらいましょう。