機密文書である賃貸物件の契約書の原本を失くしてしまうと許可が取れない！

機密文書の一つである賃貸物件の契約書は可能な限り外部に漏らさないように保管しておくべき重要書類です。住人はともかく、大家さんや管理会社にも宅建法によって保管期間が定められているので、しっかりと保管しておかなければなりません。

しかし、何らかの理由で原本を失くしてしまった場合、コピーで代用できることとできないことがあるので注意が必要です。それでは、機密文書である賃貸物件の契約書の原本を失くしてしまった場合、どんな問題があるのかご説明しましょう。

退去するまでしっかりと保管

住人が契約書を保管する場合、基本的に退去するまで保管しておきましょう。これは退去するまでの間に契約内容に疑問があったり、何らかのトラブルがあった時に契約内容が確かであることを証明する証拠になるからです。

もしも契約内容と現在で何らかの違いがあった場合、契約書があれば契約内容と違うことを相手に主張することができます。

また、大家さんや管理会社は宅建法に基づき、契約が成立してから5年間の保管期間が義務となっています。

契約書の元本を失くすと様々な問題がある

住人、大家さん、管理会社が契約書の元本を失くしてしまった場合、新たな事業を始める際に役所等の認可が必要な時や契約書と一緒に補償金の預かり証がセットになっている時などはコピーで代用できない問題があります。

本来、契約書を失くしたとしても大家さんや管理会社にコピーをもらったり、その大家さんや管理会社が契約書を失くしても仲介業者にコピーしてもらうことができます。しかし、新たな事業を始める際に役所等の認可が必要な時や契約書と一緒に保証金の預かり証がセットになっている時などのケースはコピーでは代用できず、きちんと契約書の元本でないとその後の手続きが進められません。

契約書を失くしてしまっても困ることは少ないですが、上記のような状況になった時に困るのでしっかり管理しておきましょう。

まとめ

賃貸物件の契約書は機密文書なので、しっかりと保管しておくに越したことはありません。そもそも契約書は仮に失くしたとしても困ることは少ないとはいえ、失くしてしまうと元本が必要になった時に困るのでしっかりと保管しているかどうかが重要です。

必要がなくなった契約書はしっかりと処分専門業者に依頼して廃棄してもらいましょう。