機密文書って何？分類から管理方法まで解説します

機密文書とはどんなものなのか、まだよく分かっていない人もいるのではないでしょうか？機密文書には主に3種類に分類されるものであり、管理方法や廃棄方法もしっかり確立されている必要性があります。機密文書の情報が漏洩してしまうと大変なことになるので、厳しく管理するのはもちろん、処分する時も情報漏洩が起こらないように注意しなければなりません。

それでは、機密文書の分類や管理方法についてご紹介しましょう。

機密文書のに分類される3種類の書類

機密文書の中でも、社外秘文書、秘文書、極秘文書の3種類に分類されます。いずれも情報漏洩するようなことがあってはなりませんが、レベルが大きく違います。

まず、社外秘文書は社内に限定して共有できる機密文書です。社内だけで共有できるのでレベルは最も低いですが、情報漏洩してはいけない情報は社外秘に分類されるので個人情報などの扱いに気を付けなければなりません。

秘文書は社内の中でも一部の人にしか閲覧ができない機密文書です。重要な契約書や人事ファイルなどが秘文書に相当します。

極秘文書は機密文書の分類の中で最も重要なレベルで、経営に関わるほんの一部の人しか関わることができません。もしも極秘文書が漏洩するようなことがあれば、会社の経営はできなくなると言っても過言ではないでしょう。

機密文書の管理方法

機密文書を管理する場合は、絶対に情報漏洩がないようにしなければなりません。

全ての情報を機密文書として扱うのは管理コストがかかりすぎてしまうので、機密文書のレベルに合わせて管理方法を変える必要性があります。たとえば機密レベルが最も高いものは暗号化して管理するなど、徹底した管理が必要です。

機密レベルが低いからといって管理を疎かにしてはいけませんし、何より機密文書を管理する人材の厳選をしなければなりません。

徹底して管理してこそ、大事な機密情報が守られます。

まとめ

機密文書は社外秘文書、秘文書、極秘文書の3種類に分類されるもので、いずれも機密情報が漏洩しないように徹底して管理しなければなりません。しっかり管理するために社員一人一人が意識的に扱うのはもちろん、暗号化してデータ管理するなど、いかに情報漏洩させないようにセキュリティ対策できるかどうかも重要です。

機密文書の中には企業の経営を左右するものもあるため、十分に注意しましょう。