機密文書が少量ならシュレッダーで処分するのがおすすめ！

機密文書を処分する場合、業者に外注するコストを考慮するなら自社内のシュレッダーで処分するのがおすすめです。機密文書が大量にある場合は業者に外注した方が良いですが、少量しかない場合はシュレッダーで処分した方がメリットが大きいです。

それでは、少量の機密文書をシュレッダーで処分するメリットや注意点についてご説明しましょう。

少量の機密文書をシュレッダーで処分するメリット

機密文書が少量であれば、業者に外注するよりも自社内のシュレッダーで処分した方が良いでしょう。もちろん大量にある場合は話が別ですが、少量なら特に問題はありません。

それでは、少量の機密文書をシュレッダーで処分するメリットについてご説明しましょう。

自分の手で細断処理されている安心感がある

機密文書には文字通り外部に漏らしてはいけない機密情報が記載されているため、業者に外注する場合だと本当に処分されているのか気になる人も多いでしょう。しかし、シュレッダーであれば自分の手でしっかりとシュレッダーに入れて細断処理するので、機密文書が間違いなく処分できている安心感が得られます。

確実に処分できていることが分かれば、機密情報が漏洩される心配もないでしょう。

時間とコストが削減できる

シュレッダーで大量の機密文書を処分する場合だと時間もコストもかかってしまいますが、少量であれば特に問題はありません。少量なら空いた時間にでも手軽に処分できるので、一人一人の時間を奪うようなこともありません。

時間もそこまでかかりませんし、コストもほぼないことから確実かつスムーズに処分できるでしょう。

少量の機密文書をシュレッダーで処分する時の注意点

少量の機密文書をシュレッダーで処分する場合、少なからず騒音が発生すること、袋を交換する時に紙粉が発生するといった注意点があります。シュレッダーは意外にも騒音を発生させるものなので、電話の近くに電話がある場合は相手の声が聞き取りにくくなる可能性があるでしょう。

また、紙粉が発生すると床を掃除しなければならなくなったり、紙粉を吸い込むことによる影響も考えられます。

まとめ

機密文書が少量しかないのであれば、自社内で処分した方が時間もコストもかからないのでおすすめです。ただ、細断中は騒音が発生するので他の社員たちの迷惑になる可能性があります。自社内のシュレッダーを使う時は、周りに断っておく必要性があるかもしれません。