【機密情報を漏洩させないために、ファイル共有サービスを選ぶポイントを解説します】

多くの企業ではファイルの共有サービスを導入していますが、これからファイル共有サービスを導入する場合、様々なポイントを押さえることが大切です。

適当なファイル共有サービスを導入してしまうと、上手く操作できないばかりか機密情報の漏洩に繋がってしまいます。

それでは、機密情報を漏洩させないためのファイル共有サービスを選ぶポイントについてご説明しましょう。

機密情報を漏洩させないためのファイル共有サービスを選ぶポイントとは？

機密情報を漏洩させないためのファイル共有サービスを選ぶポイントは、以下の通りです。

・無料のファイル共有サービスは利用しない

ファイル共有サービスの中には無料プランと有料プランの2つを用意しているサービスがありますが、無料のプランを利用するのはおすすめできません。

無料なので誰でも利用できますし、何よりセキュリティ対策が万全ではない可能性があります。大事案機密情報を無料プランで利用しようとする方が危険なので、情報漏洩を防ぐなら必ず有料プランを利用しましょう。

・アクセス制限の設定

誰でもファイルにアクセスできてしまうからこそ様々な問題が起きてしまうので、一部の人しかアクセスできないように制限するのがおすすめです。

アクセス制限をかけることでファイルの保存や保管、共有設定をミスする頻度が少なくなりますし、間違ってファイルを書き換える心配もありません。

アクセス制限をかけるにあたって、どこまで制限がかけられるのかチェックしましょう。

・お客様専用のフォルダ作成機能

お客様専用のフォルダ作成機能があるとなお安心できます。

お客様しかアクセスできない専用のフォルダを作成し、必要最低限のファイルのみアクセスできるようにすれば情報漏洩はもちろん相手にファイルをアップロードさせないようにすることもできます。

その上でファイルにアクセスできる有効期限やパスワードを設定できれば、不要なアクセスができないようにできるのがポイントです。

まとめ

ファイル共有サービスには様々な種類がありますが、基本的に無料プランは使わないようにしましょう。

大事なビジネスで利用するなら、なおさら情報漏洩の危険性がある無料プランを使うのはおすすめできません。充実したセキュリティ対策ができるのはもちろん、徹底したファイル管理やアクセス制限ができるかどうか、様々な共有サービスを比較する必要性があります。