書類送付状はビジネスで必要？例文と注意点を解説
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「書類送付状って何を書けばいいの？」
「送付状の例文を知りたい」
このような疑問を感じていませんか。
書類送付状は、ビジネスにおいて必要な書類です。
先方が大量に送られてきた書類を把握しやすくするため、書類送付の際は必ず添付するようにしましょう。
今回は、書類送付状で用いる例文と注意点を解説します。
書類送付状を漏れなく作成したい方は、ぜひ参考にしてみてください。
書類送付状とは
書類送付状とは書類を郵送するときに同封し、書類の概要を記載した文章のことです。
「送り状」や「添え状」とも呼ばれます。
企業や事業者間でのやり取り以外にも、履歴書を送る際などにも送付状は用いられます。
送付状を同封せずに文書を送ってしまうと、取引先からの印象が悪くなってしまう恐れがあるため注意が必要です。
目的・役割
送付状添付の目的は受け取り側の負担を減らすことと、添付忘れの防止です。
送付状に概要を記載することで、何の書類なのかがすぐにわかり、受け取りや処理の負担が減らせます。
また添付書類の内容と部数を記載することで送付漏れがあった場合、受け取った側が気づける役割があります。
記載内容
記載内容は、書類の送付者や宛先、枚数などの概要と、簡単な挨拶を記載します。
具体的な内容は、以下のとおりです。
● 送付日
● 宛先
● 送付者
● 連絡先
● 所属する組織名
● 件名
● 書類の概要
● 送付枚数、部数
● 挨拶文
内容を書くときは「記」と「以上」を使って、最後には「以上」と書いてください。
記載した後は、漏れがないかどうかを確認することが重要です。
書類送付状の例文
書類送付状の例文を、以下の項目に分けて説明します。
● 時候の挨拶
● 挨拶文
● 頭語と結語
書類送付状を作成するために。正しい例文を用いるようにしましょう。
時候の挨拶
書類送付状のはじめに、時候の挨拶を入れましょう。
時候の挨拶の例は、以下のとおりです。
● 1月：麗らかな初日の光を仰ぎ
● 2月：三寒四温の時節
● 3月：春草萌えいづる季節を迎え
● 4月：花冷えの時節でございますが
● 5月：新緑の野山に萌える今日此頃
● 6月：雲の晴れ間の青空も懐かしく
● 7月：暑熱耐えがたきこの頃
● 8月：残暑凌ぎ難き候
● 9月：秋色次第に濃く
● 10月：秋色日毎に深まり
● 11月：落ち葉散りしく時節
● 12月：年の瀬もいよいよ押し詰まり
挨拶文はさまざまな種類があり、時期に合わせて変える必要があります。
月によって言葉が変わるので、確認して正しい挨拶文を使いましょう。
挨拶文
送付状には、簡単な挨拶文を入れてください。
ビジネスマナーとして、以下のような挨拶文を使いましょう。
● 拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
● 拝啓 時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。
● 謹啓 貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。
挨拶文のあと、確認して欲しい場所の説明を入れるとよいでしょう。
頭語と結語
送付状の最初に使われる言葉を「頭語」、最後に記される言葉を「結語」といいます。
● 「拝啓（はいけい）」と「敬具（けいぐ）」
● 「謹啓（きんけい）」と「敬白（けいはく）」
● 「前略（ぜんりゃく）」と「草々（そうそう）」
頭語と結語は組み合わせが決まっているため、間違えないように注意してください。
書類送付状を作成するときの注意点3つ
書類送付状を作成する時の注意点は、以下の3点です。
1. パソコンで作成する
2. A4で一枚以内にまとめる
3. 応募書類の一番上に重ねる
注意点をしっかりと覚えて、書類送付状を作成しましょう。
それぞれ具体的に説明します。
1.パソコンで作成する
書類送付状は、横書きで書くことが原則です。
一般的にWordなどの文書ツールを使って、パソコンで作成します。
無料でテンプレートがダウンロードできるため、活用してみてもよいでしょう。
2.A4で1枚以内にまとめる
書類送付状は可能な限り、A4で1枚以内にまとめましょう。
2枚以上になってしまうと先方の負担が増えてしまうからです。
もし書類が2枚になる場合は、送付書類の項目に「別紙ご参照ください」などと記載しましょう。
同封書類は、郵送の際に汚れたり折れたりしてしまわないために、A4サイズのクリアファイルに入れてください。
3.応募書類の一番上に重ねる
先方が封筒を開封したときに、受け取った書類の内容を確認しやすくするため、送付状は書類の一番上に重ねて送付しましょう。
受け取った人が封を開けて、はじめに見えるようにするのがポイントです。
書類送付状を活用してトラブルを防止しよう
今回は書類送付状の例文と、注意点を解説しました。
書類が届かなかったり、情報漏洩したりなどのトラブルを防止するために、注意点を守るようにしましょう。
なお、受け取った書類を安全に廃棄したい方は専門業者への廃棄依頼を検討してみましょう。
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