書類送付の添え状を手書きにした場合のポイント5選！メリットも解説
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会社名など間違えないようにしたいけど、スムーズに書けるかどうか心配になりますよね。
今回は、手書きにした場合のポイント5つをお伝えした後に、メリットを3つ紹介します。
誠意を伝えるために、手書きの送付状を作成したい方は、ぜひ参考にしてみてください。
書類送付の添え状を手書きにした場合のポイント5選
書類送付の添え状を手書きにした場合のポイントは以下の5つです。
1. 横書きとの違いを覚える。
2. 間違いないように丁寧に書く
3. 書く内容を考えておく
4. 黒ボールペンとシンプルな便箋を選ぶ
5. 志望動機が自己PRを書かない
具体的に説明します。
1.横書きとの違いを覚える
添え状を横書きにした場合は、縦書きとの違いを覚えてください。
具体的には数字は漢数字で、年は和暦を使います。
日付は右上ではなく、結語の次の行に入れましょう。
2.間違えないように丁寧に書く
添え状を手書きするときは、1文字ずつ丁寧に書きましょう。
また誤字脱字や言葉遣いに気を付けることが重要です。
役職名や担当者の名前を間違えてしまうと失礼になるため、注意しましょう。
3.構成を考えておく
もし縦書きの便箋に慣れていない場合は、Wordで下書きを作成しておくことがおすすめです。
作り直す手間を省くために、あらかじめ構成を考えておきましょう。
構成の例は、以下のとおりです。
1. 宛名：相手の会社名、部署名を丁寧に書く
2. 時候の挨拶・簡単な挨拶
3. 書類内容の概要
4. 結び
5. 署名：自分の会社名
もし書き間違えた場合は修正テープなどは使わず、始めから書き直しが必要です。
4.黒ボールペンとシンプルな便箋を選ぶ
手書きをするときは、黒ボールペンとシンプルな便箋を選びましょう。
添え状は重要書類になるため、消えるボールペンやシャーペンは適していません。
もし使い慣れているようであれば、万年筆でもよいでしょう。
便箋は柄物ではなく、無地の罫線が入った便箋を選んでください。
線が入っていると、字をまっすぐに書きやすいためです。
5.志望動機や自己PRを書かない
添え状は書類内容の概要を書くためのものであり、志望動機や自己PRをする場ではありません。
長々とアピールすると、かえってマイナスになるため注意してください。
要点の記入を意識して、3～4行以内におさめるとよいでしょう。
手書きの添え状にするメリット3つ
手書きの添え状にするメリットを3つ紹介します
1. パソコンを立ちあげる必要がない
2. 相手に好印象だと思われる
3. 採用担当者の目に留まりやすい
1つずつ解説します。
1.パソコンを立ちあげる必要がない
パソコンを立ちあげる必要がなく、送付状の用意ができます。
また送付する直前でミスに気づいたとしても、黒のボールペンでサッと修正できることがメリットです。
手書きの送付状を正確に作成するためには、記載事項を覚えておくことが重要です。
2.相手に好印象だと思われる
近年パソコンで添え状を作る傾向にありますが、担当者によっては手書きのほうが好印象だと思う方がいます。
簡潔に書けばよいため、文字に自信がある方は手書きにしてみてください。
送付状に手間をかけすぎず、同封書類の作成や不備がないかの確認に時間を使うとよいでしょう。
3.担当者の目に留まりやすい
手書きの送付状を作成すると、パソコンで作成した送付状と差別化できて担当者の目に留まりやすくなり、思わぬビジネスチャンスにつながる可能性があります。
会社名や担当者の名前を、間違えないようにすることが重要です。
パソコンで作成している応募者が多い中、丁寧に手書きするとよい印象が残りやすくなるでしょう。
手書きの添え状の記載項目
手書きの添え状の記載項目は、以下のとおりです。
● 頭語
● 時候の挨拶
● 書類の枚数
● 結語
● 日付
● 指名・宛名
頭語と結語はセットになるため、「拝啓」と「敬具」のようにパターン化して覚えておきま
しょう。
またインターネット上に送付状のテンプレートが多くありますが、そのまま使わないようにしましょう。
目的にあった内容で自分の言葉で書くことを意識してみてください。
書類送付の添え状を手書きにして相手に良い印象を残そう
今回は、添え状を手書きにした場合のポイントとメリットを解説しました。
書類送付の添え状を手書きにすることで、相手によい印象を与えられます。
しかし手書きで失敗すると書き損じが多く出てしまい、大量に処理する必要があります。
書き損じを安全に廃棄するなら、専門業者に依頼しましょう。
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