書類整理 会社
 |  |
 |  |
「書類整理の基本から教えてほしい」
大量にある書類を、いざ整理しようとすると、どうしていいか迷ってしまうでしょう。
当記事では、会社の書類整理のコツを具体的にお伝えします。
保管書類の99％は1年後には不要になる
アメリカの国際記録管理協議会の調査によると、仕事で使う書類の99％は1年後には見返すこともなくなるそうです。
つまり、社内の文書規定で保管年限が定められていて廃棄できないもの以外は、1年後には廃棄して問題ないということです。
廃棄していいか迷ったら日付を書いておき、1年後には処分してスペースを開けるようにしましょう。
会社の書類整理の基本方針
会社の書類をどのように整理したらいいか迷っている方は、以下のルールに則って書類整理を行うといいでしょう。
● 要らない書類はすぐ捨てる
● 必要なものは使用頻度別に分ける
● リモートワークで使用するものは電子化する
順番に見ていきます。
要らない書類はすぐ捨てる
要らない書類はデスク上に放置せず、その場ですぐに捨てる習慣をつけましょう。
後で捨てようと考えて放置すると、処分するのを忘れてデスクが散らかる原因になります。
席を立つついでにこまめに捨てたり、1日の終わりには不要になった書類を必ず廃棄したりすれば、日々デスクに書類が積み上がっていくことはなくなります。
重要な書類と不要な書類を一緒に置いておくとごっちゃになってミスにつながるので、要らなくなったら即捨てるようにしましょう。
必要なものは使用頻度別に分ける
必要な書類は使用頻度別に分けて整理しましょう。
よく使うものは手の届きやすい位置、めったに使用しないものはキャビネに保存、というふうに定位置を分けておくと仕事に取り組みやすくなります。
たとえばめったに使わないカタログ等を机の上に置きっぱなしにすると、必要なものを置くスペースが少なくなって、窮屈さを覚えながら仕事することになってしまいます。
不要な情報が目に入ってきやすいので、仕事の効率も落ちてしまいがちになるでしょう。
書類は使用頻度別に分けて、使っていないものはしまうように心がけると、デスクがスッキリして気持ちよく働けます。
リモートワークで使用するものは電子化する
リモートワークで使用する書類はできるだけ電子化しましょう。
電子化すればパソコン1台で仕事できる上に、書類紛失のリスクがなくなります。
よく利用する書類から積極的にスキャンしてパソコンに取り込み、社外で働く際に重要書類を持ち出さなくていい体制を作りましょう。
会社の書類整理をする際の3つのポイント
会社の書類整理をする際に気をつけるべき3つのポイントをお伝えします。
1. ファイルには見出しや通し番号をつける
2. 平置きにせず、立てて収納する
3. いっぱいになるまで詰め込まない
それぞれ説明します。
ポイント1.ファイルには見出しや通し番号をつける
ファイリングしたら必ず見出しや通し番号をつけて管理しましょう。
書類が必要になったときに番号がついていないと、探す手がかりが少なすぎて捜索にかなりの時間を費やすことになってしまいます。
ファイルの背表紙に書類の内容を記したり、通し番号をつけて同じ種類の書類を管理すれば、すぐに見つけられて残業時間の削減にもつながります。
ポイント2.平置きにせず、立てて収納する
書類は平置きにせず、立てて収納するようにしましょう。
平置きにすると、下の書類が必要になったときに取り出しづらく、いちいち引っ張り出すのが面倒だと感じてしまいます。
ファイリングして立てて収納すれば、上の書類をどける手間が省けて時間と労力が省けます。
ポイント3.いっぱいになるまで詰め込まない
ファイルやボックスに書類がいっぱいになるまで詰め込まないように気をつけましょう。
パンパンに詰まった中から力ずくで書類を引っ張り出すと破けてしまう恐れがあります。
探すときにも多少スペースがあったほうが中身を確認しやすいです。
書類の量が多すぎたら他のファイルやボックスに分けて、関連書類ごとに通し番号をつけておきましょう。
会社の書類整理をする3つのメリット
会社の書類を整理する3つのメリットを紹介します。
1. 書類を探す時間が省ける
2. デスクがすっきりすれば集中力も生産性も上がる
3. 書類整理能力が身につけば情報も取捨選択できるように
メリットを理解すれば、書類整理にとりかかる気になれるでしょう。
メリット1.書類を探す時間が省ける
書類がきちんと整理できていれば、探す時間が省けて残業時間短縮にもつながります。
仮に、無造作に置いた書類の山から重要書類を一部探し出すとすると、そこに書類がある保証もないまま上から順に精査しながら探すことになり、時間と手間がかかります。
日頃から整理整頓しておけばファイルの背表紙を見ながら見当をつけて中身を見るだけなので、余計なストレスを感じることなく書類を見つけ出せます。
メリット2.デスクがすっきりすれば集中力も生産性も上がる
適宜書類整理を行ってデスクをすっきりさせておけば、集中力も生産性も上がります。
デスクに不要なものを置かないことで余計な情報が目に入ってこない環境になり、気が散りづらくなります。
デスクまわりをすっきりさせて目の前の仕事に集中できれば、残業時間が減って余暇が増えたり、こなせる仕事が増えて社内の評価がアップしたりといいことずくめです。
メリット3.書類整理能力が身につけば情報も取捨選択できるように
書類整理ができるようになることで情報の取捨選択もできるようになり、仕事力が上がるでしょう。
たくさんある中から必要・不要なものを判断し整理する能力は、書類整理だけでなく多くの仕事にも活かせるからです。
たとえば、業務効率化を行う際には、今やっている作業を洗い出して本当に行う意味があるのか精査し、必要ならば外注化する等の判断をします。
まさに書類整理と同じプロセスで業務を精査するので、整理ができるようになると仕事もできるようになるといえます。
要らない書類の処分は情報漏洩に気をつけて廃棄できる産廃業者に任せよう
以上、会社の書類整理のコツをお伝えしました。
書類整理を行えば仕事の効率も上がるので、ぜひ時間を作って取り組みましょう。
なお、書類整理を行った際にたくさん出てきてしまった不要な書類を、どのように処分すればいいか迷ったら、漏洩事故ゼロの実績をもつ当社にご連絡ください。
費用を抑えつつ、絶対に機密情報を漏らさないように処分します。
| |
| |
