書類整理 アイデア
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「書類整理用のグッズがありすぎて、どのように使い分けるべきかわからない」
このようにお悩みの方も多いでしょう。
本記事では、書類の特徴ごとに書類整理のアイデアを紹介します。
【種類別】書類整理のアイデア
書類の種類ごとにおすすめの整理方法は異なります。
ここでは、以下の項目について説明します。
● レシートはクリアファイルとファイルボックスで整理
● 学校の書類は定位置を決める
● 写真は同じサイズのアルバムに入れる
● 病院の診察券は「通院セット」にする
● 郵便物は一時保管トレーを作るのもいい
● 保険証券等は誰もがわかる位置に
それぞれ見ていきましょう。
レシートはクリアファイルとファイルボックスで整理
バラバラになりやすいレシートはファイルボックスの中にクリアファイルを入れて整理するのがおすすめです。
ファイルボックスに適当に放り込むと、探したいレシートがあるときに不便なので、クリアファイルでさらにカテゴリー分けします。
たとえば、確定申告に備えてレシートを整理したいなら、月毎にクリアファイルを分けて保管すれば、使いたいときに探しやすくなります。
学校の書類は定位置を決める
学校の書類は、お子さんにも分かりやすいように定位置を決めて保管しましょう。
書類トレーや書類ラック等を用意してどこにあるか分かりやすくしておけば、紛失したり提出期限がすぎたりして大騒ぎすることもなくなります。
引き出しにしまい込んでしまうと、必要な書類がいざというときに見つからなくなってしまう可能性があるので、目の届くところに置いたほうが安全です。
写真は同じサイズのアルバムに入れる
写真を保存するアルバムは、できるだけ同じサイズのものを揃えましょう。
同じサイズのアルバムなら、どんどん増え続けてもすっきりと収納できます。
できることなら、デザインが変わらない定番商品を使い続けると、統一感のあるアルバムコーナーになります。
表紙に年月日を書いておけば、さらに見返しやすくなるのでおすすめです。
病院の診察券は「通院セット」にする
通院に必要なものはポーチにまとめて「通院セット」を作っておくと、いざというときに慌てずに出掛けられます。
中には最低限、診察券とお薬手帳を入れておきましょう。
急いで病院に向かいたいときに、通院セットをカバンに入れて家から出られるようにしておけば、着いてから忘れ物に気づいて慌てることがなくなります。
郵便物は一時保管トレーを作るのもいい
郵便物を開封して、すぐに内容を確認する余裕がないなら、一時保管トレーを作って置いておきましょう。
トレーはできるだけ紙を溜めないよう、浅いものがいいです。
あくまで一時保管用なので、あとで時間を作って優先順位が高いものから中身を確認します。
保険証券等は誰もがわかる位置に
保険証券等、いざというときに必要な書類は、誰もがわかる位置に保管しましょう。
仮に、保険証券を自分が病院にいるときに使いたくなっても、保管状態が悪いとご家族がなかなか見つけられず、お互いにやきもきしてしまいます。
フォルダに分類を記して、誰が見ても保管場所がわかるようにしておけば、ふだん書類の片付けを担当していない方でもすぐに見つけられます。
使いやすさ重視の書類整理のアイデア
すぐに使えるように書類を整理するためのアイデアは、次のようなものがあります。
● すぐに使いたい書類は吊り下げ収納
● 毎月くる利用明細等はセクションファイル
● 次のアクション別に書類を分ける
1つずつ説明します。
すぐに使いたい書類は吊り下げ収納
提出期限が近い書類やポストに投函したいハガキ等は、ダイニング等の目につきやすい場所に吊り下げ収納を設置して管理するのがおすすめです。
よく見る場所に置いておくことで、存在を忘れにくくなります。
また、壁に吊り下げることで省スペースになるのも嬉しいポイント。
机の上に書類を置くよりも、部屋がすっきりします。
毎月くる利用明細等はセクションファイル
カードの利用明細等、定期的に届いて一定期間取っておきたい書類はセクションファイルに入れておくのがいいでしょう。
仕切りごとにカテゴライズして、確認したらすぐにしまう癖をつければ、散らかったり失くしたりせずに済みます。
セクションファイルにインデックスをつけておけば、見返したいときにすぐに書類を取り出せます。
次のアクション別に書類を分ける
その書類をどうするか、次のアクション別に書類を分けるのもおすすめです。
悩まずに次の行動に移したり、やるべきことを忘れたりするリスクが減ります。
具体的には、次のように分けられます。
● 支払う
● あとで読む
● 提出する
● ファイリングする
● スキャンする
忙しくて書類を捌ききれないときでも、サッと仕分けしておくことで、行動に移しやすくなります。
定期的に書類整理をして、不要なものは処分しよう
今回は書類整理のアイデアを紹介しました。
書類は放置せず、ルールを決めて整理しておくと紛失しづらくなります。
また、整理して収納するのと同じくらい、不要になったものを安全に廃棄するのも大切です。
領収書や利用明細、住所の入ったDM等を廃棄したい場合は、産廃業者に依頼して溶解処分すれば、個人情報が漏れる心配がありません。
ダンボール1箱分頼んでも980円という破格のサービスがあるので、書類をまとめて処分したいならぜひ検討してください。バラバラになりがちな書類を上手に整理するアイデアを知りたい！」
「書類整理用のグッズがありすぎて、どのように使い分けるべきかわからない」
このようにお悩みの方も多いでしょう。
本記事では、書類の特徴ごとに書類整理のアイデアを紹介します。
【種類別】書類整理のアイデア
書類の種類ごとにおすすめの整理方法は異なります。
ここでは、以下の項目について説明します。
● レシートはクリアファイルとファイルボックスで整理
● 学校の書類は定位置を決める
● 写真は同じサイズのアルバムに入れる
● 病院の診察券は「通院セット」にする
● 郵便物は一時保管トレーを作るのもいい
● 保険証券等は誰もがわかる位置に
それぞれ見ていきましょう。
レシートはクリアファイルとファイルボックスで整理
バラバラになりやすいレシートはファイルボックスの中にクリアファイルを入れて整理するのがおすすめです。
ファイルボックスに適当に放り込むと、探したいレシートがあるときに不便なので、クリアファイルでさらにカテゴリー分けします。
たとえば、確定申告に備えてレシートを整理したいなら、月毎にクリアファイルを分けて保管すれば、使いたいときに探しやすくなります。
学校の書類は定位置を決める
学校の書類は、お子さんにも分かりやすいように定位置を決めて保管しましょう。
書類トレーや書類ラック等を用意してどこにあるか分かりやすくしておけば、紛失したり提出期限がすぎたりして大騒ぎすることもなくなります。
引き出しにしまい込んでしまうと、必要な書類がいざというときに見つからなくなってしまう可能性があるので、目の届くところに置いたほうが安全です。
写真は同じサイズのアルバムに入れる
写真を保存するアルバムは、できるだけ同じサイズのものを揃えましょう。
同じサイズのアルバムなら、どんどん増え続けてもすっきりと収納できます。
できることなら、デザインが変わらない定番商品を使い続けると、統一感のあるアルバムコーナーになります。
表紙に年月日を書いておけば、さらに見返しやすくなるのでおすすめです。
病院の診察券は「通院セット」にする
通院に必要なものはポーチにまとめて「通院セット」を作っておくと、いざというときに慌てずに出掛けられます。
中には最低限、診察券とお薬手帳を入れておきましょう。
急いで病院に向かいたいときに、通院セットをカバンに入れて家から出られるようにしておけば、着いてから忘れ物に気づいて慌てることがなくなります。
郵便物は一時保管トレーを作るのもいい
郵便物を開封して、すぐに内容を確認する余裕がないなら、一時保管トレーを作って置いておきましょう。
トレーはできるだけ紙を溜めないよう、浅いものがいいです。
あくまで一時保管用なので、あとで時間を作って優先順位が高いものから中身を確認します。
保険証券等は誰もがわかる位置に
保険証券等、いざというときに必要な書類は、誰もがわかる位置に保管しましょう。
仮に、保険証券を自分が病院にいるときに使いたくなっても、保管状態が悪いとご家族がなかなか見つけられず、お互いにやきもきしてしまいます。
フォルダに分類を記して、誰が見ても保管場所がわかるようにしておけば、ふだん書類の片付けを担当していない方でもすぐに見つけられます。
使いやすさ重視の書類整理のアイデア
すぐに使えるように書類を整理するためのアイデアは、次のようなものがあります。
● すぐに使いたい書類は吊り下げ収納
● 毎月くる利用明細等はセクションファイル
● 次のアクション別に書類を分ける
1つずつ説明します。
すぐに使いたい書類は吊り下げ収納
提出期限が近い書類やポストに投函したいハガキ等は、ダイニング等の目につきやすい場所に吊り下げ収納を設置して管理するのがおすすめです。
よく見る場所に置いておくことで、存在を忘れにくくなります。
また、壁に吊り下げることで省スペースになるのも嬉しいポイント。
机の上に書類を置くよりも、部屋がすっきりします。
毎月くる利用明細等はセクションファイル
カードの利用明細等、定期的に届いて一定期間取っておきたい書類はセクションファイルに入れておくのがいいでしょう。
仕切りごとにカテゴライズして、確認したらすぐにしまう癖をつければ、散らかったり失くしたりせずに済みます。
セクションファイルにインデックスをつけておけば、見返したいときにすぐに書類を取り出せます。
次のアクション別に書類を分ける
その書類をどうするか、次のアクション別に書類を分けるのもおすすめです。
悩まずに次の行動に移したり、やるべきことを忘れたりするリスクが減ります。
具体的には、次のように分けられます。
● 支払う
● あとで読む
● 提出する
● ファイリングする
● スキャンする
忙しくて書類を捌ききれないときでも、サッと仕分けしておくことで、行動に移しやすくなります。
定期的に書類整理をして、不要なものは処分しよう
今回は書類整理のアイデアを紹介しました。
書類は放置せず、ルールを決めて整理しておくと紛失しづらくなります。
また、整理して収納するのと同じくらい、不要になったものを安全に廃棄するのも大切です。
領収書や利用明細、住所の入ったDM等を廃棄したい場合は、産廃業者に依頼して溶解処分すれば、個人情報が漏れる心配がありません。
ダンボール1箱分頼んでも980円という破格のサービスがあるので、書類をまとめて処分したいならぜひ検討してください。
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