書類整理 アイデア オフィス
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「オフィスを整理した状態に保つアイデアは？」
こんな悩みはありませんか？
オフィスには書類が山ほどあり、どのように整理すればすっきり片付いた状態を保てるのか悩んでしまうでしょう。
当記事では、オフィスの書類整理をするための3つの収納アイディアと整理した状態を保つコツを解説します。
オフィスの書類整理3つの収納アイデア
オフィスの書類整理をするための3つの収納アイディアを紹介します。
1. 毎日使う書類はクリアファイルへ
2. 時々見る書類はインデックスフォルダへ
3. とりあえず捨てずにとっておく書類はパイプファイルへ
順番に解説します。
1.毎日使う書類はクリアファイルへ
毎日使う書類は取り出しやすいクリアファイルへ入れておきましょう。
穴を開けたりポケットファイルに入れると、取り出すのが面倒になり、仕事の効率が落ちます。
クリアファイルなら、さっと取り出せてすぐに仕事に取りかかれます。
2.時々見る書類はインデックスフォルダへ
時々見る書類はインデックスフォルダに入れましょう。
フォルダはまとめてボックスファイルに入れ、必要になったらすぐに取り出せる位置に置いておきましょう。
カテゴリー分けして保管しておけば、使いたいときにすぐに探し出せて、余計なストレスを感じずに済みます。
3.とりあえず捨てずにとっておく書類はパイプファイルへ
めったに使わないけれど、とりあえず捨てずにとっておく書類は、穴を開けてパイプファイルに入れておくのがおすすめです。
背表紙に内容を記しておけば、万が一必要になったときに見つけやすくなります。
パイプファイルは書類の中身を確認したいときにパラパラと確認しやすい作りになっているので、オフィスでは定番の保管方法となっています。
オフィスの書類を整理した状態を保つアイデア
オフィスの書類を整理した状態をキープするには以下の点を心がけましょう。
● 書類の保管場所を決めておく
● 帰宅時には必ず元に戻して帰る
それぞれ見ていきます。
書類の保管場所を決めておく
書類の保管場所はあらかじめ決めておきましょう。
整理整頓した状態を保つには「使ったら戻す」を徹底するのが基本です。
決めた保管場所以外の場所に放置せず、使い終わったら必ず元に戻す習慣をつければ、書類が散らかってどこにあるか分からない状態になりません。
帰宅時には必ず元に戻して帰る
使用した書類は、その日のうちに定位置に戻して帰りましょう。
デスク上に放置すると紛失リスクが高まります。
その日使った書類は帰宅前に全て片付けて、デスクをすっきりさせた状態で帰宅すれば、次の日に山積みの書類を見てげんなりすることもなくなります。
きちんと片付けて、誰が見ても帰宅したと分かる状態で会社を後にすれば、まだ残っていると勘違いされることもないでしょう。
オフィスで不要な書類は収納しない
オフィスでいらなくなった種類は保管場所に入れっぱなしにしないようにしましょう。
不要な書類をそのまま置いておくと、保管スペースが足りなくなって困る事態になってしまいます。
廃棄すべき書類は、たとえば以下のものがあります。
● 原本でない（コピー）書類
● 法定保存年限が過ぎた書類
● 電子化した書類の原本
1つずつ説明します。
原本でない（コピー）書類
コピーは使い終わった時点ですぐに捨てましょう。
念のため、と置いておくと無駄にスペースをとってしまいます。
必要になったらまたコピーを取ればいいだけなので、原本があるならコピーは廃棄しましょう。
法定保存年限が過ぎた書類
保存年限が過ぎた書類は速やかに廃棄します。
そもそも99％の書類は1年後には不要になるという調査結果があるので、3年や7年といった法定保存年限が過ぎた書類を廃棄して困るケースはほとんどないはずです。
どうしても心配で思い切って廃棄できないなら、電子化してデータ保存しておけば書類を手放せるでしょう。
電子化した書類の原本
スキャンして電子化した書類は紙でとっておく必要性がなくなります。
スキャンしたら原本はその場で処分するのが一番です。
見返したくなったらパソコン上でデータを探せばいいので、わざわざ保管スペースを割いて紙の書類をとっておくことはないでしょう。
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