書類整理方法 家庭
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「上手な書類整理方法があれば教えてほしい」
このように悩んでいませんか。
日々増え続ける書類を、いつでも取り出せる状態で保管するのは難しいですよね。
当記事では、家庭の書類整理のコツをお伝えします。
家庭の書類整理のコツ
家庭の書類整理のコツは次のとおりです。
● すぐに開封
● 分類
● 習慣化
これらのコツを押さえれば書類整理ができる人になれます。
すぐに開封
郵便物を受け取ったらすぐに開封するようにしましょう。
後回しにすると、そのまま存在を忘れたり、提出期限が過ぎてから開けることになってしまったりします。
郵便ポストから郵便物を回収してきたら、とりあえずすべて開封する癖をつければ、重要な書類を未開封のまま放置してしまうことがなくなります。
分類
郵便物の中身を確認したら、種類別に分類しましょう。
家族の宛先ごと、提出期限ごと等、仕分けルールは自分がわかれば何でも構いません。
たとえば、この手紙の山はお父さん宛、こちらはお母さん宛、というふうに分類すれば自分が対応すべき書類と家族に渡すべき書類が混ぜこぜにならずに済みます。
このとき、不要なDMやチラシは近くのゴミ箱に入れるようにすると、要るのか要らないのかわからない紙が机の上に放置される事態を防げます。
習慣化
上記のコツは、一度実践するだけでなく、習慣化して定期的に行うことが大切です。
郵便物は毎日のように届くものなので、すぐに開封・分類しないと見る見るうちに溜まっていき、開けるのも一苦労な量になってしまいます。
こまめにチェックする習慣をつければ、山のような郵便物を前にして見る気が削がれたり、重要な書類を見逃してしまったりしなくなります。
家庭の書類は3つに分類できる
家庭の書類は次の3つに分類できます。
1. すぐに処分できるもの
2. 一時的に保管するもの
3. しっかり保管するもの
この分類に従ってフォルダを作れば、家庭で書類が行方不明になることはなくなるでしょう。
1.すぐに処分できるもの
パッと見て不要と判断できるDMやチラシは、すぐに手近なゴミ箱に入れましょう。
後から捨てようと思って机の上に置いておくと、忘れて処分しそびれます。
郵便物の仕分けを行う机から一歩も動かないで捨てられる位置に、ゴミ箱を設置して忘れないうちに捨てましょう。
2.一時的に保管するもの
後でしっかり内容を見たいものは、浅めのトレーやクリップ付きファイルを活用して一時保管します。
一時保管する書類とは、たとえば学校の提出物やマンションからの連絡事項、健康診断の案内等です。
優先順位の高いものや期限が近いものが上に来るようにファイリングし、不要になったらすぐに処分しましょう。
見返すのを忘れないように、ダイニングテーブルなど目につきやすい場所に置いて、どこかに埋もれさせないようにするのがポイントです。
3.しっかり保管するもの
保険の契約書や税金関連の書類等、長期的な保管がマストな書類はファイルボックスに入れてなくさないようにしましょう。
特に保険証券等いざというときに必要な書類は、他の人が見てもすぐに見つけられるようにラベリングしておくと、すぐに使えて安心です。
大分類ごとにフォルダをわけて、その中にさらにわかりやすいようにクリアファイルを入れ保管するのがおすすめです。
家庭の書類整理方法はフォルダの使い分けが重要
長期保管が必要な家庭の書類を紛失しないためには、フォルダを上手に利用して保管しましょう。
具体的には次のような使い分けがおすすめです。
● ファイルボックスで大分類
● 個別フォルダで中分類
● クリアフォルダで小分類
大量の重要書類を一瞬で見つけられるようにフォルダを活用しましょう。
ファイルボックスで大分類
まずはファイルボックスにラベルを貼って書類を大まかに分類します。
たとえば、次のように分類しましょう。
1. 給与
2. 税金
3. 学校
4. 保険
テプラやシールでボックスにカテゴリーを記載しておけば、家族全員がパッと見で判断でき、必要な時に必要な書類を見つけられます。
個別フォルダで中分類
ファイルボックスに無作為に紙を突っ込んでいくと、いざというときに見つけられず、ファイルをひっくり返して捜索する手間が生じてしまいます。
防止するためには、ファイルボックスの中に紙挟みやバーチカルファイルを入れて中分類を作りましょう。
カテゴリーごとにインデックスをつけて分類すれば、より見つけやすいフォルダになります。
クリアフォルダで小分類
個別フォルダの中でも書類が増えて探しづらくなってしまったら、さらにその中にクリアフォルダを入れて小分類を作りましょう。
ここまで細かくカテゴリー分けすれば、どこにどの書類があるか誰でもわかる状態になります。
クリアフォルダにもカテゴリー名を記しておくのがおすすめです。
今回は家庭の書類整理方法について解説しました。
ここまでしっかり分類・保管すれば、書類が必要になったときに見つからずに慌てふためくことはなくなります。
この整理方法を試すと必ず不要な書類が発生しますが、中には重要な個人情報が書いてあってそのままゴミ袋に入れるのはためらわれるものもあるでしょう。
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