書類廃棄を業者に頼むなら確認しておきたい「箱」事情とは

書類の廃棄を業者に依頼すると、箱事情がそれぞれ異なります。

大きく分けて、自分で用意する必要がある業者、ダンボールを送ってくれる業者、専用ボックスを用意してくれる業者の3つです。

この記事では、それぞれの業者のメリット・デメリットをご紹介します。

どの業者も良いところ、悪いところがありますので、自社の希望に合った業者選びをしていきましょう。

自分でダンボールを用意する業者

最初にご紹介するのが、自分でダンボールを用意する業者です。

廃棄する書類を入れるために、自分で用意したダンボールを使う必要があります。

自分でダンボールを用意する業者の、メリット・デメリットを見ていきましょう。

自分でダンボールを用意するメリット

自分でダンボールを用意する業者のメリットは次の2つです。

・いつでも作業ができる
・出し入れしやすい

自分で用意するので、計画的に作業を進められるところが魅力です。
使用するダンボールも通常のものなので、出し入れが楽なのも嬉しいところでしょう。

自分でダンボールを用意するデメリット

一方、自分でダンボールを用意する業者のデメリットは、以下の3つです。

・底抜けの可能性がある
・ちょうどいい大きさのダンボールが見つけにくい
・誰でも書類に触れられてしまう

自分で用意するダンボールは、強度が不安なことがあります。
ちょうどいい大きさの箱を見つけるのも大変で、手間に感じる人もいるかもしれませんね。

また、ダンボールは出し入れしやすいメリットと同時に、誰でも書類に触れられるというデメリットも存在します。
外部に漏らしたくない機密文書を廃棄する場合には、社内でも注意が必要です。
手軽に出し入れしやすい一方で、誰にでも触られてしまうのは問題かもしれません。

ダンボールを用意してくれる業者

続いて、ダンボールを用意してくれる業者についてご紹介します。

ダンボールを用意してくれる業者のメリット・デメリットを見ていきましょう。

ダンボールを用意してくれる業者のメリット

ダンボールを用意してくれる業者のメリットは、次の3つです。

・自分で用意するダンボールより丈夫
・ダンボールを探さなくて良い
・中が見えないよう工夫されたものがある

自分で用意する箱は強度に不安がありますが、業者の用意する箱であれば、強度も安心です。
意外と手間のかかるダンボール探しをする必要がないので、時間の節約にもなるでしょう。

通常のダンボールは出し入れしやすい半面、誰でも触れられることがデメリットでした。
業者の用意してくれるダンボールのなかには、中が見えないように工夫されたものもあります。
業者によっては、ダンボールのデメリットがなくなるでしょう。

ダンボールを用意してくれる業者のデメリット

ダンボールを用意してくれる業者のデメリットは、以下の2つです。

・ダンボールが届くまで作業できない
・ダンボールが有料な業者もある

ダンボールが届くまで作業ができないので、「今すぐに作業したい！」という方には向かないでしょう。

ダンボール代が利用料に含まれている業者と、別途請求される業者があります。
しかしこのデメリットは、自分で購入した場合と同じですので、問題ないでしょう。

専用ボックスを用意してくれる業者

最後に、ダンボールではなく、機密文書を入れる専用の箱を用意してくれる業者をご紹介します。

専用ボックスを用意してくれる業者のメリット・デメリットを見ていきましょう。

専用ボックスを用意してくれる業者のメリット

専用ボックスを用意してくれる業者のメリットは、次の3つです。

・自分で箱を用意しなくていい
・専用箱なので強度も安心できる
・他の社員に見られない

専用ボックスの多くは、紙製ではなく、きちんと箱状になっているものです。
底抜けしないのはもちろん、多少の衝撃や濡れにも耐えられます。

また、一度入れた書類を取り出せないよう、鍵がついていたり、廃棄業者しか開けられない仕組みになっていたりする箱が多いです。
他の社員に見られることがないので、情報漏洩のリスクはとても低くなります。

専用ボックスを用意してくれる業者のデメリット

専用ボックスを用意してくれる業者のデメリットは、以下の2つでしょう。

・置き場所が限定される
・間違って入れた書類を取り出せない

専用ボックスはしっかりとした棚のようなものが多く、一度置いたら動かすことが難しいです。
そのため、置ける場所が限定されるのがデメリットでしょう。

また、情報漏洩のリスクが低いメリットの一方で、間違えて入れた書類を取り出せないことがデメリットです。
鍵を使って開けるか、廃棄業者を読んで開ける必要があるので、簡単には取り出せません。

しかしこのデメリットは、廃棄書類の判別を慎重におこなえば良いだけなので、大きな問題ではないでしょう。

まとめ

同じ機密文書の廃棄業者でも、箱の準備方法には種類があります。

自分でダンボールを準備する業者は、思い立った時に作業を始められるところが魅力です。
しかしダンボールによっては、書類の重さで底が抜けてしまったり、他の社員に書類が見えてしまったりすることがデメリットになります。

ダンボールを用意してくれる業者の場合、自分で用意するダンボールよりも丈夫なことが多く、強度は安心です。
業者によっては中の見えづらい箱を提供していることもあり、誰でも中が見られるという問題を解消できます。
ダンボールが届くまで作業できないのがデメリットですが、計画的に準備しておけば問題ありません。

専用ボックスを用意してくれる業者では、箱の丈夫さが一番のメリットです。
しかしその丈夫さゆえ、間違った書類を出せないところがデメリットになります。

どの業者もメリット・デメリットがあるので、自社の希望に合わせて選ぶことが大切です。