書類をきれいに片付けるには？コツと方法を解説
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本記事では、書類をきれいに片付けるコツやアイテム、心がけを簡単に解説します。ぜひ参考にしてみてください。
書類を片付けるコツ
まず、書類を片付けるコツ3つを紹介します。
1. 不要な書類は処分する
2. 書類を種類ごとに分ける
3. 書類を電子データ化する
それぞれ詳しく見ていきましょう。
1.不要な書類は処分する
必要な書類と不要な書類を整理し、不要な書類を処分することで書類数の母数を減らせます。
日常的な郵便物や書類を整理するために、一度手に持った書類は処理するまでそのまま手に持っておくという決まりを設けておくのもいいでしょう。
2.書類を種類ごとに分ける
書類をジャンルや保存期間別に分けて収納すると、必要な際にすぐに書類が取り出せます。
また、種類ごとに分けづらい書類は、分けづらい書類だということが分かるように、他の書類とは区別して保管しておくのがいいでしょう。
仕分けした後は、さらに取り出しやすいように、書類ごとにラベルシールや見出しの付箋をつけて収納しておきましょう。
3.書類を電子データ化する
取扱説明書やマニュアルであれば、紙媒体をデータ化して保管するのがいいでしょう。
データ化することで、いつでも資料を閲覧でき、紛失や破損の心配をすることがないうえに、保管するためのスペース確保も不要です。
書類を電子データ化する場合のメリットは以下3つです。
1. いつでも資料を閲覧できる
2. 紛失や破損の心配をすることがない
3. 保管するためのスペース確保が不要
取扱説明書の専用アプリなどを活用するのもおすすめです。
ただし、情報漏洩を防ぐためには、セキュリティ面を整備する必要があります。
書類を片付けられるアイテム
次に、書類をきれいに片付けられるアイテムを以下3つ紹介します。
1. 2穴ファイル
2. ポケット式ファイル
3. ファイルボックス・ブックスタンド
各アイテムの詳細を見ていきましょう。
1.2穴ファイル
2穴ファイルは、穴を開けて書類を綴じるファイルです。
書類は順番で綴じられるため、時系列で保管したい書類や、長期的に保存したい書類の収納に適しています。
書類の穴開けや穴を開けるための道具が必要な点、書類に穴を開けることで文字が見えなくなることがある点がデメリットだと言えるでしょう。
2.ポケット式ファイル
ポケット式ファイルは、透明なポケットが袋状に付いているファイルです。
2穴ファイルと同じように保管したい書類や、長期的に保存したい書類の収納に向いています。
穴を開ける手間がないことがメリットですが、書類の順番を変えるのに時間がかかったり、ポケットの数の増減調整ができなかったりする点がデメリットでしょう。
3.ファイルボックス・ブックスタンド
ファイルボックスやブックスタンドは、クリアファイルに挟んだ書類を垂直に立てて保管できるアイテムです。
ボックスやスタンドごとに、書類を種類や保存期間別にまとめられます。
書類をクリアファイルに挟むだけなので、書類に穴を開けたり、綴じ具を外したりする必要がありません。
ただし、クリアファイルの数がある程度必要で、書類をすぐに探すために付箋やシールなどに要件を記載する必要があるのが難点です。
書類をきれいに片付けるための心がけ
最後に、書類をきれいに片付けるための心がけを、具体的に3つ紹介します。
1. その日のうちに書類に目を通す
2. 余分な書類は家に持って帰らない
3. 書類の処理状態によって分けて保管する
それぞれのコツの内容を確認していきましょう。
1.その日のうちに書類に目を通す
まず、「その日のうちに書類に目を通すこと」を心がけましょう。
書類処理を溜め込んでしまうほど、処理するのが面倒になってしまいがちです。
書類を受け取ったらすぐにチェックする癖をつけたり、1日5分書類に目を通す時間帯を固定したりと、書類をチェックする習慣を身に付けるといいでしょう。
2.余分な書類は家に持って帰らない
2つ目の心がけは、「余分な書類は家に持って帰らないこと」です。
スーパーでもらったカタログや道端でもらったチラシ、ダイレクトメールなど、すぐに不要だと判断できる書類は、家に持って帰らないようにしましょう。
マンションのエントランスにあるゴミ箱を利用したり、玄関先にごみ箱を設置したりするなど、できるだけ家の中に持って帰らないように工夫してみてください。
3.書類の処理状態によって分けて保管する
3つ目の心がけは、「書類の処理状態によって分けて保管すること」です。
未処理、処理中、一時保管、常時保管などの書類の処理状態によって分けることで、その書類に対し、次に行うべきアクションがしやすくなります。
アクションの実行が書類整理に繋がり、不要な書類を早めに判断することができるでしょう。
書類を片付ける際には不要な書類を専門業者に処分してもらおう
ここまで、書類をきれいに片付けられるアイテム、コツや心がけを詳しく解説しました。
書類をきれいに片付ける前には、不要な書類を整理し廃棄する必要があります。
整理した不要書類の中には、契約書などの機密文書や個人情報が載っている文書がある場合があります。
不要書類の情報漏洩防止のためには、機密文書廃棄の専門家に任せるのが一番です。
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