書類の保存期間はものによって数え方が異なる
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「法定文書の保存期間の開始日が書類によって違うので混乱する」
このように悩んではいないでしょうか？
保存期間が5年、7年といわれても、書類によって起算日が異なるので期限の管理が難しいですよね。
当記事では、法定文書の期限を、それぞれいつから数え始めるべきか解説します。
「会社法」と「法人税法」では書類の保存期間の数え方が異なる！
会社法と法人税法では書類の保存期間の数え方が異なります。
● 会社法：帳簿閉鎖時から
● 法人税法：確定申告書の提出期限翌日から
同じ書類でも、どちらに合わせるかで保存期間終了日が変わります。
困ったらとりあえず会社法に合わせておきましょう。
以下、理由を説明します。
会社法では帳簿閉鎖時から数える
会社法では帳簿閉鎖時から数えます。
帳簿閉鎖時とは、決算を締め切った日のことです。
たとえば、決算日が3月31日の会社の場合、帳簿の保存期限は10年後の3月31日です。
箱に保存期限を明記しておくと、整理するときに処分していいものか判断しやすくなります。
法人税法では確定申告書の提出期限の翌日から
法人税法では、確定申告の提出期限の翌日から数えます。
たとえば、決算日が3月31日なら確定申告書の提出期限日は5月31日なので、6月1日から数え始めます。
先ほどと同じく帳簿の保存期限を例に出すと、法定期限は7年後の6月1日です。
混乱したら会社法に合わせる
同じ書類でも、会社法と法人税法で定められている保存期間が異なる場合があります。
会社法と法人税法どちらに合わせればいいかわからなくなったら、ひとまず会社法に合わせるようにしましょう。
一般的に会社法のほうが保存期間が長いため、そちらに合わせれば法人税法も守れることになります。
保存期間を過ぎた書類を持っておく分には罰せられることはないので、困ったらとりあえず処分せずにおいておくのが無難です。
書類ごとの保存期間の数え方
書類ごとに保存期間を数え始める日は異なります。
たとえば以下のように起算日も保存期間も違います。
書類 起算日 保存期間
会計帳簿や事業に関する重要書類 帳簿閉鎖時 10年
計算書類 作成日 10年
製造・販売関連書類 引渡し日 10年
議事録 開催日 10年
源泉徴収票 法定申告期限 10年
給与所得者の源泉徴収に関する申告書 提出期限の翌年1月10日の翌日 7年
具体的な書類名や保存期間の数え方を説明していきます。
会計帳簿と事業の重要書類は帳簿閉鎖時から10年
会計帳簿と事業の重要書類は帳簿閉鎖時から10年間保存します。
会計帳簿と事業の重要書類とは、総勘定元帳、各種補助簿、株式申込簿、株式割当簿、株式台帳、株式名義書換簿、配当簿、印鑑簿などのことです。
計算書類や明細書は作成日から10年
計算書類や関連する明細書は、作成日から10年間取っておきましょう。
具体的には、貸借対照表、損益計算書、キャッシュ・フロー計算書、株主資本等変動計算書、個別注記表が該当します。
製造・販売関連書類は引渡日から10年
製品の製造・加工・輸入・販売についての記録も、製造物の引渡し日から10年間保管しましょう。
該当書類は、たとえば製品安全管理規定や品質管理データ、売買契約書、保証書などが挙げられます。
議事録書類は総会や委員会の日から10年
委員会等の議事録は開催日が起算日になります。
仮に株主総会の議事録なら株主総会の日、監査役会の議事録なら監査役会の日から数えます。
源泉徴収票は法定申告期限から10年
源泉徴収票は法定申告期限から10年間保存します。
法定申告期限とは、原則給料日の翌月10日です。
給与所得者の源泉徴収に関する申告書は提出期限の翌年1月10日の翌日
給与所得者の扶養控除等（異動）申告書、配偶者特別控除申告書、保険料控除申告書、住宅借入金等特別控除申告書等は全て7年保存です。
起算日は提出期限の翌年1月10日の翌日、つまり提出期限が令和1年だった場合、令和2年1月11日から数え始めます。
株主総会と取締役会設置会社では起算日が違う書類も
株主総会と取締役会設置会社では起算日が違う書類もあります。
具体的には、事業報告、監査報告書、会計参与による計算書類・明細書・報告書が挙げられます。
起算日は以下のとおりです。
● 株主総会設置会社：定時株主総会の1週間前
● 取締役会設置会社：取締役会の2週間前
数え方を間違えないように気をつけましょう。
書類の保存期間の数え方を知って適切に保管しよう
法律で決まっている保存期間を守らないと、税務調査で追徴課税が課される恐れがあるため、書類の保存期間の数え方を知って適切に保管しましょう。
箱やフォルダに保存期限を明記しておけば、担当者が変わっても期限を守れるためおすすめです。
また、保管期限が過ぎた書類を放置すると保管スペースが足りなくなり、保管すべき書類が入らなくなってしまいます。
期限が過ぎて不要だと思ったら速やかに安全に廃棄しましょう。
費用を抑えつつ安全に廃棄したい場合は、ぜひ当社に任せてください。
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