書類の不備が生じたときの対応3ステップ＆対策法を解説
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いざ謝罪をしようと思っても、言葉遣いに迷ってしまいますよね。
今回は、書類の不備が生じたときの対応3ステップと対策法を解説します。
書類の不備とは
書類の不備とは、書類の内容や体裁が正しくない、間違いがある状態をさします。
ビジネスで使う場合は「添付書類に不備があるため差し戻しました」と、相手に伝えましょう。
しかし「書類に不備がある」は抽象的な言葉であり、どこが誤っているのかなど具体的な情報がわかりません。
相手に修正を依頼したい場合は、具体的に指示をするように心がけましょう。
書類の不備が生じたときの対応3ステップ
書類の不備が生じたときは、以下の手順で対応しましょう。
● 早めに連絡をする
● 書類が遅れた理由を電話で説明する
● 送付状を添付して郵送する
具体的に解説します。
1.早めに連絡をする
書類を修正して提出が遅れそうな場合は、先方に早めに連絡するようにしましょう。
遅れる可能性があると判断したところで、すぐに伝えるのがマナーです。
相手に迷惑をかけないために、締め切り当日に伝えないように注意してください。
また提出がいつになるのか伝えておくことで、相手が不安にならずに済みます。
2.書類が遅れた理由を電話で説明する
書類が遅れた理由をメールだけではなく、電話で説明することがおすすめです。
真摯に対応していることが、相手に伝わりやすくなるからです。
言い訳をしてしまうとかえって逆効果になるため「失念しておりました」など誠意を込めてお詫びをしてください。
3.送付状を添付して郵送する
電話で説明をしたあと、送付状を作成して郵送しましょう。
送付状には、遅延や不備の理由などの説明は必要ありません。
送付状でのお詫びは「大変遅くなり、申し訳ございません」など最低限にしてください。
書類不備で送付状を書くときのポイント3つ
書類不備で送付状を書くときのポイントは、以下の3つです。
1. 時候の挨拶は省く
2. お詫びの言葉を簡潔に書く
3. 丁寧なお詫びの言葉を選ぶ
1つずつ解説します。
1.時候の挨拶は省く
書類不備で提出が遅れる場合は、時候の挨拶は省略したほうがよいでしょう。
相手から悠長にしていると思われるおそれがあり、かえってマイナスな印象になります。
頭語に「謹啓」、結語に「謹白」を使用すると、あらたまった印象が与えられ、深くお詫びをしている態度だと伝えられます。
2.お詫びの言葉を簡潔に書く
送付状のお詫びの言葉は、簡潔に書いてください。
あくまでも書類の内容を伝えるものなので、長々としたお詫びの言葉を入れるとマナー違反になります。
送付状も誠意を伝えるために必要ですが、修正した書類に不備がないかどうかの確認を優先しましょう。
3.丁寧なお詫びの言葉を選ぶ
一般的なビジネスレターよりも、丁寧なお詫びの言葉を選びましょう。
お詫びの言葉で使えるフレーズは、以下のとおりです。
● 大変遅くなり申し訳ございません
● 猛省しております
● 心より謝罪いたします
● ご迷惑をおかけいたしました
● 大変失礼いたしました
何度も「申し訳ありませんでした」と書いてしまうと、稚拙な印象を与えます。
フレーズを活用しながら、お詫びの気持ちを伝えるようにしましょう。
書類不備が生じないための3つの対策法
書類不備が生じないための3つの対策法は、以下のとおりです。
1. 自分の思い込みで作成しない
2. 上司などの第三者に確認してもらう
3. 郵送する前に同封する書類の写真を撮る
それぞれ見ていきましょう。
1.自分の思い込みで作成しない
書類を作成する際は、自分の思い込みで作成しないことが重要です。
指示をよく確認せずに作成してしまうと、誤ったままになるおそれがあります。
必ず指示を確認し、わかりにくいときは担当者に再確認しましょう。
2.上司などの第三者に確認してもらう
自分だけではなく、上司などの第三者に確認してもらいましょう。
第三者に確認をしてもらうことで、自分では気づけなかったミスが発覚しやすくなるからです。
とくに、以下の3つがミスしやすい項目なので、重点的に確認しましょう。
1. 数字（値段・書類の部数など）
2. 誤字脱字（会社名・部署名・相手の名前）
3. 記入箇所のずれ
第三者の確認を通すことでミスが減り書類不備が防止できるため、怠らないようにしてください。
3.郵送する前に同封する書類の写真を撮る
郵送する前に、同封する書類の写真を撮るとよいでしょう。
写真を見ることで、郵送する書類が一目でわかるからです。
もし封入したあとに不備を確認するとなると、再開封しなければなりません。
封筒の無駄や封入漏れを防ぐために、書類全体を撮っておきましょう。
書類の不備が起きてしまった場合は丁寧に対応しよう
書類の不備が起きてしまった場合は、迅速に連絡をし、迅速に対応することが重要です。
送付状を使う時は、簡潔に丁寧なお詫びの言葉を使いましょう。
また重要書類は丁寧に扱い、情報漏洩を防ぐことが重要です。
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