書類に穴を開けずに保管するには？具体的な方法と手順を解説
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そこで本記事では、書類に穴を開けずに保管できるアイテムを始め、方法や手順を分かりやすく解説します。
ぜひ参考にしてみてください。
書類に穴を開けずに保管できるアイテム
まず、書類に穴を開けずに保管できるアイテム3つに関して、特徴やメリット・デメリットを紹介します。
1. レバー（Z式）ファイル
2. ポケットファイル
3. クリアポケット
それぞれ詳しく見ていきましょう。
1.レバー（Z式）ファイル
レバー（Z式）ファイルは、バネ付きレバーが綴じ具になっているファイルです。
書類に穴を開けずに、綴じ具の下に書類を置いてレバーを下げるだけで書類を綴じれます。公文書や請求書などの穴を開けないまま保管したい書類や、一時的に保管する必要がある処理途中の書類の保管に向いています。
メリット・デメリットは、以下のとおりです。
メリット
● 書類に穴を開ける手間がかからない
● 綴じ具のレバーの上げ下げで簡単に操作ができる
デメリット
● ファイルに綴じたまま書類を見ると、レバーの跡で折り目がつく
● 綴じ具のレバーに誤って指や手を挟むと痛い
2.ポケットファイル
ポケットファイルは、透明なポケットが袋状に付いているファイルです。
このポケットに書類を入れて保管ができます。
穴を開けたくない重要書類や契約書を保管したり、社外のクライアントに渡す資料として綴じたりする場合に向いています。
メリット・デメリットは以下のとおりです。
メリット
● 書類に穴を開ける手間がかからない
● 透明なポケットに入れるだけで簡単に書類保管ができる
● ポケットに入れることで書類が保護されるため、紙が劣化しづらい
● 書類がポケットに入っているため、めくりやすい
デメリット
● 書類の順番を変えるのに時間がかかる
● 保管できる透明なポケットの数が決まっており、増減の調整ができない
● 透明なポケットが一度破れてしまうと修復しづらい
3.クリアポケット
クリアポケットは、バインダーに挟むことで、ポケットファイルと同じようにファイリングが可能になるアイテムです。
ポケットファイルと比較して生じるメリットは、以下のとおりです。
● すぐに書類の順番を変えられる
● 保管できる透明なポケットの数の増減の調整ができる
● 透明なポケットが破れても他のクリアポケットと交換できる
書類に穴を開けずに保管する方法
次に、書類に穴を開けずに保管する方法を以下3つ紹介します。
1. ボックスファイリング
2. バーチカルファイリング
3. 電子ファイリング
それぞれの方法を見ていきましょう。
1.ボックスファイリング
ボックスファイリングは、ボックスファイルやレターケースにまとめて書類を保管する方法です。
取り出す頻度が高い書類の保管に適しています。
メリット・デメリットは以下のとおりです。
メリット
● 書類に穴を開けたり綴じたりする手間がかからない
● ファイリングに必要な工程や時間を省ける
デメリット
● 同じ向きに書類を揃えておかないと、必要な書類をすぐに見つけられない
● 保管する書類数が増えると書類を揃えるのが難しくなるため、書類を紛失しやすい
2.バーチカルファイリング
バーチカルファイリングは、ボックスファイルやキャビネットの引き出し中に、書類を入れたクリアファイルを垂直に立てて保管する方法です。
定期的に情報の入れ替えがある書類の保管に向いています。
メリット・デメリットは以下のとおりです。
メリット
● 穴開けや書類を綴じる手間を減らせる
● 書類の順番の並べ替えや追加がしやすい
デメリット
● キャビネットの引き出しやファイルの数がある程度必要になる
● 書類をすぐに探せるよう、要件を記載した付箋やシールの貼り付けが必要になる
3.電子ファイリング
電子ファイリングは、紙文書を複合機でスキャンした内容をWordやExcel、PDFなどの形式で電子データ化し、管理システム内で保管する方法です。
メリット・デメリットは以下のとおりです。
メリット
● 保管スペースの確保が不要になる
● 整理整頓が不要になる
● 紛失や破損の心配が不要になる
● ペーパーレス化の促進ができる
● クラウド上に保管する場合は、インターネット環境があれば自由にアクセスできる
デメリット
情報漏洩を防ぐために、ルールやセキュリティの整備が必要になる
書類に穴を開けずに保管する手順
最後に、書類に穴を開けずに保管する手順を3ステップに分けて、具体的に紹介します。
1. 不要書類を整理する
2. 保管場所を決める
3. 書類の種類ごとに分けて保管する
順番に見ていきましょう。
1.不要書類を整理する
保管する書類を、必要なものと不要なものに分けて整理する必要があります。
要・不要で分けた後は、保存期限順に整理しておくといいでしょう。
また、書類の種類によって、法律で保存する期間が決められている場合があるため注意が必要です。
2.保管場所を決める
ファイリングする前に、どこに書類を保管するか決めておく必要があります。
あらかじめ、書類の保管場所を確保しておくことで、書類整理を迅速に行えます。
3.書類の種類ごとに分けて保管する
保管場所を確保できたら、シールや付箋を使って書類の種類や保存期間ごとに分けて保管しましょう。
きちんと整理しておくことで、必要なときに即時に書類を探し出せます。
また、種類分けしづらい書類がある場合は、そういった書類をまとめておくのがいいでしょう。
書類に穴を開けずに保管する前に専門業者に不要書類を処分してもらおう
ここまで、書類に穴を開けずに保管するアイテム、方法や手順を詳しくお伝えしました。
書類に穴を開けずに保管する前には、不要書類を整理する必要があります。
整理した不要書類の中には、個人情報が載っている文書や機密文書がある場合があります。不要書類の情報漏洩を防ぐには、機密文書廃棄の専門家に任せるのが一番です。
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