書類に印鑑を押して失敗したら！訂正方法や注意点を解説
 |  |
 |  |
「印鑑の正しい訂正方法が知りたい」
「今から大切な書類に捺印するので、失敗しない印鑑の押し方を教えてほしい」
このように悩んでいる方も多いでしょう。
失敗できないと思っているときほど、印鑑を押すのに失敗してしまうことも多いですよね。
本記事では、書類に印鑑を押す際に失敗したときの正しい・間違った訂正方法と、修正する際の2つの注意点、失敗しない捺印方法をお伝えします。
捺印失敗した書類の安全な廃棄方法も紹介するので、ぜひ最後までご覧ください。
書類に印鑑を押す際に失敗したときの訂正方法
書類に捺印したときに「失敗した」と思ったときの正しい訂正方法と間違った直し方を紹介します。
正しい訂正方法だけでなく、よくある間違いパターンを知ることで、さらなる失敗を未然に防ぎましょう。
正しい訂正方法
捺印を訂正したいときは、誤って押した印の上に二重線を引きましょう。
さらに失敗した印と一部重なるように同じ印鑑を押します。
ずらして押した印鑑が、訂正を表します。
もし新しい用紙を用意できるなら、失敗した用紙を廃棄したほうが確実でしょう。
間違った訂正方法
よくある間違った訂正方法としては以下の2つが挙げられます。
● 失敗をごまかすために同じ場所に重ねて押印する
● 修正液や修正テープを使う
ビジネス文書に修正液や修正テープを使うのは不適切とされているので要注意です。
捺印修正する際の2つの注意点
続いて、書類に印鑑を上手く押せなかったときの注意点を2つお伝えします。
● 捺印した印鑑を訂正に使う
● 訂正は1度だけ
具体的に見ていきます。
捺印した印鑑を訂正に使う
訂正する際は、捺印に使った印鑑を訂正印として使いましょう。
違う種類の印鑑や小さいサイズの訂正印は、効力が認められない場合があります。
たとえば、公式文書の修正にネーム印を用いて修正すると、改ざんを疑われることがあります。
ネーム印は手に入りやすいため、本人以外の人が押す場合もあると考えられるからです。
ネームインや小さな訂正印は、社内文書のみに使用をとどめるようにしましょう。
訂正は1度だけ
訂正印を押せるのは1度だけと認識しておきましょう。
失敗に失敗を重ねると、何度も印鑑を押し直したくなりますが、書類が汚れて見えて相手に失礼な印象を与えてしまいます。
印鑑が必要以上にたくさん押されている書類が届いたら、あまり良い気持ちにならないでしょう。
万が一2度目も失敗してしまったら、新しい用紙を用意することを検討しましょう。
書類に押す前に！失敗しない印鑑の押し方
最後に、失敗しない印鑑の押し方を以下のとおり紹介します。
● 朱肉は適量を
● 捺印マットを使用する
● 利き手の指で印鑑を固定する
それぞれ見ていきましょう。
朱肉は適量を
朱肉はポンポンと適量つけるようにしましょう。
朱肉が足りないと、かすれや印影の欠けにつながります。
逆に多すぎると、にじんで読めなくなるので、ティッシュで拭き取る必要がでてきます。
失敗できない大切な書類は、事前に試し押しをして適量を見極めましょう。
捺印マットを使用する
捺印マットを使用するのも失敗を防ぐコツの1つです。
書類の下に捺印マットをひいた状態で押せば、印鑑に均等に力が加わってきれいに押せます。
平らな机の上で捺印すると印影に偏りが生じて失敗しやすいと感じている方は、捺印マットを用意すると押しやすくなります。
実際に陰影が欠ける傾向があって悩んでいた事務員が、捺印マットを使用することで失敗を防げるようになった例があるので、悩んでいる方はぜひ取り入れてみてください。
利き手の指で印鑑を固定する
利き手の指で印鑑を固定すると印鑑をきれいに押せるようになります。
利き手の指で印鑑を固定したまま、まっすぐ力をかけるようにして印鑑全体を書類に押し付ければ、印鑑がブレにくくなります。
先ほど紹介した捺印マットを使用してまっすぐ押せるよう印鑑を固定しておけば、印鑑の失敗で悩むことはほとんどなくなるでしょう。
印鑑を押すのが苦手な方は、利き手の指で印鑑を固定する方法も試してみてください。
印鑑で失敗した書類は適切に廃棄しよう
今回は、書類に印鑑を押して失敗したときの訂正方法と、失敗しない捺印方法を紹介しました。
印鑑を押し直すのは、書類を受け取る相手にあまり良い印象を与えないので、できれば捺印に失敗した書類は廃棄して押し直しましょう。
捺印に失敗した書類は、仕事上の大切な情報を含む場合が多いためゴミ箱には捨てず、専門業者に頼んで安全に廃棄することをおすすめします。
大切な書類を安全に廃棄したい方は、85年間で情報漏洩ゼロの実績を誇る当社にお任せください。
どこよりも安い回収プランを用意しているので、費用面でも安心できます。
| |
| |
