書類にも保存期間やルールがある！大切な機密文書の保存方法を解説

企業で保管している書類に、保管期間のルールがあることをご存知ですか？
処分しようとしている書類が、実は保管期間10年の書類かもしれません。

そこでこの記事では、悩みがちな機密書類の保存期間について解説していきます！

各部署ごとの保存ルールや、保存期間の管理方法まで徹底解説です。この記事を参考に、効率的に管理してみてくださいね。

各部署で保管している書類の保存期間とは？

企業の中では毎日多くの書類が発生します。それぞれの書類ごとに保存期間が決められており、きちんと管理していくことが必要です。

そこでまずは、各部署で保管している書類の保存期間についてご紹介していきます。

人事・労務で保管している書類の保存期間

まずは、人事・労務で保管している書類の保存期間について見ていきましょう。

健康保険や厚生年金保険、雇用保険に関する書類は2年間。

労働者名簿や退職書類、労災保険などの書類は3年間の保存が義務付けられています。

雇用保険の被保険者に関する書類は4年間です。

経理で保管している書類の保存期間

次に、経理で保管している書類の保存期間を見ていきましょう。

源泉徴収簿は7年間の保存が義務付けられています。源泉徴収簿は、人事で保管している企業も多いかもしれませんね。

会計帳簿や決算書類に関する書類は、10年間の保存義務があります。

総務で保管している書類の保存期間

次に、総務で保管している書類の保管期間を見ていきます。

総務で保管している書類の多くは、会社情報に関する書類が多いです。そのため、永久保存が義務付けられた書類が多くあります。たとえば、登記や知的所有権などの権利に関する書類は永久保存です。

株主総会の議事録や取締役会の議事録は、10年の保存期間が定められていますが、通常の社内会議は3年の保存期間で良いとされています。同じ会議の議事録ですが、会議内で決められることの重要度が違うので、保管期間の長さも違うのですね。

廃棄しなくてOK！永久保存の書類とは？

ここまで、保存書類の保管期間について見てきました。
しかし、廃棄しなくても良い書類もあるのです！一覧でお伝えしますね。

・会社の設立・登記に関する書類
・登記簿関係書類
・特許書類
・控訴関係の書類
・会計監査に関わる文書
・業務監査に関わる文書
・株主総会関係書類
・株主名簿・移管登録簿・その他株式や株主に関する書類
・自社の株式に関する文書
・決算に関する書類
・株式増資関する書類
・固定資産関係書類
・役員・従業員の人事に関する重要文書
・従業員の労務・人事・給与・社会保険関係書類
・労働協約に関する文書

書類の保管期間の管理方法はエクセルがおすすめ

ここまで、書類の保管期間と、永久保存するべき書類について見てきました。
書類によって保管する期間がバラバラで、管理するのが大変ですよね。

この章では、書類の保管期間を管理する方法をお伝えします。

書類の保管期間を管理するには、エクセルの利用がおすすめです。

書類ごとに保管日を入れておけば、数式で廃棄可能日を計算してくれます。廃棄可能日がわかれば、あとはその時期が来たら廃棄するだけ。簡単に管理することができますよね。

エクセルでの管理をより効率的にするには、保管年数ごとに保管棚や保管箱を分けておくことです。あらかじめ分けておけば、箱ごと処分できるので、いちいち廃棄書類だけを出す必要がなくなります。

機密書類の廃棄におすすめの方法とは

機密書類の廃棄はどうするべきなのか気になりますよね。企業の書類には、見られてはいけない書類が多く存在します。機密文書の含まれた書類の廃棄方法は、難しいですよね。

おすすめは、機密文書廃棄業者に依頼をすることです。シュレッダーでの廃棄も可能ですが、保存年数が決められているということは、それだけ重要な内容が含まれているということ。万が一にでも漏洩したら困ってしまいますよね。

機密文書廃棄業者であれば、シュレッダーに加えて溶解処理もできます。溶解処理とは、水と機械の動きだけで紙を繊維にほぐす手法のこと。再資源としてリサイクルできるメリットもあります。

もちろん、決められた保存期間をきちんと経過してからではないと、廃棄することはできません。決められた保存期間を過ぎたら、機密文書廃棄業者に依頼してみてはいかがでしょうか。

まとめ

今回は、企業で保管している書類の「保管期間のルール」についてお伝えしました。書類の内容によって、保存期間も変わってくるので注意が必要です。

保存期間が短いものを、長期間保存していても問題にはなりませんが、長期間の保存が義務付けられている書類を早く処分しては問題になります。各書類の保存期間を、きちんと管理しておきましょう。

また、保管していた機密書類を廃棄するには、機密文書廃棄業者の利用がおすすめです。業者を選ぶ際には、シュレッダー処理だけでなく、溶解処理もできる業者を選ぶと良いですね。情報漏洩のリスクを下げるだけでなく、環境にも配慮できますよ。