書類 整理
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「書類整理用ファイルが多過ぎて、どう使い分けたらいいかわからない」
このように悩んでいる方は多いでしょう。
書類が山積みになると、もはや整理する気も起きなくなってしまいます。
当記事では、書類整理の基本と、ファイルの使い方を解説します。
書類整理の基本
書類整理の基本は以下のとおりです。
● 要らない書類はすぐに捨てる
● 保管する書類は仕分けしてファイルに収納
● 取扱説明書はデジタル版を活用
の順番に説明します。
要らない書類はすぐに捨てる
要らない書類はすぐに捨てる習慣をつけましょう。
「そのうち必要になるかもしれない…」ではなく「本当に必要か？」と疑いの目で見て整理することが重要です。
今日作成した書類は、1年後には99％不要になるとの研究結果があるため、捨てて困る書類はほぼないはずです。
法定保存年限が定まっている書類以外は、すぐに廃棄しましょう。
保管する書類は仕分けしてファイルに収納
保管するなら書類を仕分けしてファイルに収納しましょう。
ファイルに入れずに山積みにしておくと、いざ必要になったときになかなか見つからず、紛失したかもと不安になってしまうかもしれません。
使い終わったら机の上に放置せず、その日のうちにファイリングするのが書類整理のコツです。
取扱説明書はデジタル版を活用
取扱説明書はデジタル版を活用して紙で取っておかないようにしましょう。
いまどきデジタル版を用意していない製品はあまりないはずなので、困ったらインターネットで使用法を検索すれば解決します。
紙で見たほうが安心する、とお守り代わりに取扱説明書を持っておくのは、貴重なスペースを無駄に使ってしまうのでおすすめしません。
書類を整理する収納グッズの特徴
書類を整理する収納グッズをどのように使い分けるべきか説明します。
● 時系列で保管しやすい2穴ファイル
● 入れるだけで収納できるポケット式ファイル
● ラベリングしやすいセクションファイル
● 挟むだけなので楽！クリアファイル
● 気軽に放り込めるボックスファイル
● 雪崩を防止したいならブックスタンドを活用
それぞれ見ていきましょう。
時系列で保管しやすい2穴ファイル
穴あけパンチで穴を開けてファイリングする2穴ファイルは時系列で保管しやすいというメリットがあります。
日付入りの書類は新しいものを上に重ねていくことで後々探しやすくなるので2穴ファイルが適しているでしょう。
ただし、穴あけパンチを使うひと手間が発生するので、面倒だから後で入れようと考えてファイリングしなくなってしまいがちです。
穴あけパンチを使ってまで2穴ファイルで保存できるか、考えた上で使いましょう。
入れるだけで収納できるポケット式ファイル
ポケット式ファイルは入れるだけで収納できるので2穴ファイルより手軽に使えます。
前から順に入れていくと決めれば時系列順で並べることも可能です。
ただし、一度入れてしまうとなかなか取り出しづらくなるため、一時保管には向かない点に注意しましょう。
特に、ポケットの中に複数枚挟み込むと、見返すのに手間がかかると感じて開くのが億劫になってしまいます。
ラベリングしやすいセクションファイル
ラベリングしやすいセクションファイルはバラバラになりやすい書類をカテゴリー分けして保管したいときに最適です。
月別・項目別に書類を分類して保管しておけば、サッと取り出せます。
ただし、インデックスにカテゴリー名を記入しておかないと、どこに何があるか分かりづらくなってしまいます。
また、ファイルを開いたり閉じたりするのが少し手間に感じる方もいるので、そういう方はクリアファイルをボックスファイルに入れる整理方法が合っているかもしれません。
挟むだけなので楽！クリアファイル
書類を挟むだけで収納できるクリアファイルは、書類整理に欠かせない優れものです。
一時保管したいものから長期保管したいものまで、とりあえず迷ったらクリアファイルに入れておきましょう。
欠点は、ファイルが多くなりすぎるとどこに何が入っているか、分からなくなってしまうことです。
インデックスをつけたり、ボックスファイルと組み合わせてカテゴライズしたりして、ばらけないように注意して扱いましょう。
気軽に放り込めるボックスファイル
書類を気軽に放り込んで保管できるボックスファイルは、ズボラな方にもぴったりな収納グッズです。
とりあえず保管したい書類をボックスファイルに入れる習慣をつければ、書類を紛失しづらくなります。
ただし、ボックスファイルの中で書類がバラバラに混ざる危険性があるので、より細かく管理したい方はクリアファイルを中に入れて小分類を作りましょう。
雪崩を防止したいならブックスタンドを活用
立てて保管するタイプのファイルの数が多くなり過ぎたら、雪崩を防止するためにブックスタンドを使いましょう。
スペースに余裕がある状態でファイルを置いておくと、1冊取り出すたびに書類がバラバラと崩れてちょっとしたイライラにつながってしまいます。
ブックスタンドでファイルを支えておけば、そんなイライラが発生することもありません。
不要になったらできるだけ安全に処分する
不要になった種類はできるだけ安全に気をつけて処分しましょう。
少しくらい大丈夫だろうと、住所等の個人情報が記載されている書類をそのままゴミ袋に入れてしまうと、情報を抜き取られる恐れがあります。
一気に書類整理して不要な書類がたくさん溜まってしまったら、ダンボール1箱980円で安全に書類を処分できるプランを検討してみましょう。
創業以来、情報漏洩事故を一度も起こしていない当社なら、個人情報が漏えいする心配はありません。
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