提出前にコピーを取るべき？書類をコピーする際の注意点とは

仕事で書類を誰かに提出するという行為は、ごく当たり前に毎日行われていることです。仕事で扱う書類は、個人のメモのようなものでなければ、たいていの場合複数の人で閲覧します。職場のコピー機は、毎日フル稼働しているのではないでしょうか。

書類が1枚しかない場合には、「提出する前に自分でも持っておきたいな…」とコピーする場合も多いでしょう。しかし、安易に書類をコピーする前に、書類の複製を作ることにはどのような危険があるのかを意識することをおすすめします。

情報漏洩の危険性を確認し、どのような対策を取ることができるのかを知っておきましょう。ほんの少しの意識が、会社の機密情報の保持に大きく役立つはずです。

コピーを取ることで情報漏洩の危険が増す

会社で扱う書類には、外部に漏れてしまうと会社に不利益が起こるような機密情報が、たくさん含まれています。原本が大事なのはもちろん、コピーであっても同じように扱いには気を付ける必要があります。基本的には、必要以上の複製はしてはいけません。数が増えると、そのぶん情報漏洩の可能性が高まってしまうからです。

しかし、会議に使う資料など、複数の人が同時に閲覧する場合もありますよね。書類をコピーした場合は、外部に漏れないように意識をしましょう。デスクの上に放置したまま長時間席を外したり、持ち歩いて紛失してしたりすることはもってのほか。外部の人の目につかないように、デスクやかばんの中に保管する習慣をつけることが大切です。

コピー機からも情報が洩れる可能性あり

コピー機には、コピー以外の機能を兼ね備えているものも多いです。ネットをつないで使用するスキャナーやファクスも使用できる機械を複合機といいます。この複合機で読み取った情報は、ネット上に流出する危険性があるのです。

“複数の大学でコピーやスキャナー、ファクスなどの機能を備える複合機で読み取った情報が、インターネット上で誰でも閲覧できる状態になっていたことが7日、分かった。セキュリティー対策が不十分だった可能性があり、メーカーが注意を呼びかけている。”
「複合機の情報、ネットで閲覧可能に　東大など」日本経済新聞　2013/11/7付
https://www.nikkei.com/article/DGXNASDG0704O_X01C13A1CC1000/

コピー機からの情報漏洩は、外部からのアクセスを遮断する設定にすることで防ぐことができます。しかし、コピー機からも情報漏洩の危険性があるということを知っておくことが大切です。

機密情報のコピーを防ぐ方法

機密情報が漏洩するきっかけは、外部の人の悪意ある行動だけとは限りません。コピー厳禁とされている書類を、社員が安易にコピーしてしまう可能性もあります。しかし、機密情報がコピーされてしまう前に、会社側が事前にできる対策も存在しますよ。

・コピー予防用紙
コピー予防用紙はコピーを防ぐための特殊な用紙です。コピーすると、原本には変化はありませんが、コピー側は真っ黒になり、読み取りが困難な状態になります。

・情報保護ラベル
隠したい部分の上から貼るシールです。コピーすると、シール部分は黒く印刷され情報が読み取られることがありません。書類の中の一部分だけを隠したい場合に有効です。

コピーが必要な場合の注意点

会社の重要な情報が含まれた書類を、むやみにコピーしてはいけません。しかし、すべての仕事を原本1枚で行うことはとても不可能です。業務上しかたなくコピーを用意する機会も多いのではないでしょうか。

コピーを用意した場合には、原本と同じように扱いには十分注意しましょう。社外に持ちだし、外部の人に見られてしまうことのないように、徹底した管理をしてください。社内に保管する場合にも、鍵のかかったデスクにしまうなど、機密保持の意識を常に持ちましょう。

また、必要な期間が過ぎたら、速やかに処分することが大切です。廃棄する書類が少量ならシュレッダー、大量なら廃棄業者に依頼するという方法もあります。必要な書類とそうではない書類を一緒に管理していると、把握しきれず業務にも支障でてしまうことも。定期的に見直し、書類を整理することをおすすめします。

まとめ

仕事をしていれば、毎日のように使用するコピー機。しかし、会社の書類をコピーすると、さまざまな危険につながることをお伝えしてきました。

たとえ複製されたコピーでも、記載されている情報は原本と全く同じものです。機密情報が漏洩する可能性は、コピーの数だけ増えてしまいます。業務上必要でない場合は、安易にコピーを取ることはおすすめしません。

どうしてもコピーが必要な場合には、原本のような気持ちで扱う必要があります。徹底した管理をして、情報漏洩を防ごうという意識がとても大切です。小さな意識を積み重ね、会社の機密情報を守りましょう。