慎重に取り扱うべき機密文書の適切な廃棄方法

機密文書はその処分方法には細心の注意が必要です。間に入る人間が増えるほど情報漏洩の危険性が高まりますし、業務的な負担も大きくなります。

そこで今回は、機密文書の適切な廃棄方法についてご紹介します。

運用のルールを決めて安全な機密情報の廃棄をおこないましょう。

シュレッダー

期の変わり目や決算前後など、社内のシュレッダーに列ができる、シュレッダーをするために早出や残業する、という光景がよく見られます。

特定の時期でないと廃棄の判断がつかないものもあるかもしれませんが、機密文書を大量にデスクで溜めておくようなことは普段から避けなければなりません。必要のない機密書類は、その都度シュレッダーすることを心がけましょう。

また、シュレッダーする書類の選別が社員に委ねられている場合は、廃棄しなければならない書類を処分していなかったり、外部に持ち出してしまったりということが十分あり得ます。

社外秘よりもセキュリティレベルが高い秘文書を新人や派遣社員、契約社員にシュレッダーを任せることでミスや事故が発生することもあるでしょう。機密書類のシュレッダーをむやみに他人に任せるのも考えものです。

溶解

溶解は、機密書類を入れたボックスをそのまま溶解する廃棄サービスです。各社様々なサービスがありますが、一般的なのは投入すると取り出すことができない形状の段ボール箱をオフィスに設置し、箱に書類がたまると業者が回収に来るというシステムです。

社員にとっては廃棄の手間がなくなりますが、よくよく確認しないで廃棄すべき書類でないものを投入してしまったということはあり得ます。また利用する業者選びにも注意が必要です。

業者が回収に来るのに時間がかかるケースもあり、そういった業者だと今すぐ機密書類を処分したい場合には向いていません。回収後のボックスの廃棄経路、回収のスケジュールに関しては依頼をする際にしっかり確認をしましょう。

粉砕

粉砕は電子データを廃棄する際に主に使用されます。具体的にはハードディスク、CDR、フロッピーディスクなどを粉砕して、データ復旧をできないようにする方法です。

まとめ

機密文書や情報が外部に漏れるのは、ほとんどがリテラシーを欠いた人や悪意のある人を介して発生します。シュレッダーや溶解ボックスを設置するだけでなく、そもそもの書類の管理方法や扱うルールを厳格に定めなければなりません。

さらに、こういった廃棄方法を実施するにあたっての趣旨を共有することで、認識不足による事故を防ぐことができますよ。