情報漏洩を防ぐコツとは？機密文書の取り扱いにも注意しよう
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こんなお悩みはありませんか？
情報漏洩はヒューマンエラーが原因になって起こるので、発生する確率をゼロにすることはできません。
しかし、一定のルールを守れば確率をゼロに近づけることは可能です。
そこで今回の記事では、情報漏洩を防ぐコツについて解説していきます。
情報漏洩を防ぐコツには何があるの？
それでは早速情報漏洩を防ぐコツを紹介していきます。
具体的には以下の通りです。
- 情報と譲渡や情報の公言をしない
- セキュリティ教育や守秘義務契約をする
- 情報漏洩事故発生時はすぐに報告する
この3点を守っておけばたとえ情報漏洩が発生したとしても、すぐに対応ができダメージは最小限になります。
それぞれ確認していきましょう。
情報の譲渡や情報の公言をしない
まず情報の譲渡や情報の公言をしないことを、社員に徹底させなければなりません。
例えば、パソコンのパスワードを口頭で伝えていたり、ファイルのパスワードをメモに残していたりする場合があります。
このような情報が誰かの目に触れると、機密情報の漏洩につながってしまいますね。
そのため、このようなことが起こらないように情報の譲渡や公言はしないよう徹底する必要があります。
セキュリティ教育や守秘義務契約をする
セキュリティ教育や守秘義務契約をするのも情報の漏洩を防ぐコツです。
なぜなら、思ってもみないところで情報漏洩することを社員に周知徹底したり、守秘義務といった契約をすることで情報の重みを感じてもらえるからです。
例えば、お客様の本名といった機密情報も、知られたくないお客様にとっては大切な情報です。
そのため、従業員の方が口に出すのは良くありませんよね。
ですから、ちょっとした情報も機密情報になり得ることを教育し守秘義務契約して情報の重要さを伝えていきましょう。
情報漏洩事故発生後はすぐに報告する
最後に情報漏洩事故発生後はすぐに報告する体制を取っておかなければなりません。
なぜなら、情報漏洩を従業員の方が隠していると後々大きな問題になるからです。
仮にクレジットカードの情報が漏洩していたとすると、後々お客様の大事なお金が流出してしまうことにつながってしまいます。
ですから、情報漏洩事故が起こってしまった場合には、すぐに報告できる体制を作っておきましょう。
情報漏洩を防げないのはどういった時？
では逆に情報漏洩を防げないのはどういった時になるのでしょうか。
具体的な例は以下の通りです。
- 人の管理ができていない
- 社内でルールが定まっていない
- 従業員が情報漏洩を隠してしまっている
この3点について確認していきます。
①人の管理ができていない
まず第一に人の管理ができていないと情報漏洩が起こってしまいます。
なぜなら、情報漏洩が起こる最大の原因はヒューマンエラーだからです。
例えば、USBメモリを忘れてしまったりパソコン自体を忘れてしまったりすることもあるでしょう。
ですから、教育や研修を徹底してこういったヒューマンエラーが起きないようにしていきましょう。
②社内でルールが定まっていない
またどれだけ教育や研修を徹底しても社内でルールが決められていなければ、人は動きません。
従業員ごとに判断が異なれば、ヒューマンエラーの原因となってしまうので十分に注意してルールを作って下さい。
③従業員が情報漏洩を隠してしまっている
最後に最も起こってはいけないこととして、従業員が情報漏洩を隠してしまっていることがあげられます。
この場合情報漏洩が起こっているのに、隠蔽してしまったという事実が残ってしまいます。
すると、第三者から見た時にこの会社は信用が無いと感じてしまいますよね。
ですから、たとえ情報漏洩をしてしまったとしても、それを受け止めるだけの体制を整えておくことが重要です。
情報漏洩を防ぐなら書類管理も必須
最後の項目では、情報漏洩を防ぐためには書類管理も必須であることをお伝えしていきます。
昨今の情報漏洩ではお客様情報などの電子化された機密情報が問題になりやすいですが、実は機密文書の情報漏洩の問題になることが多いです。
ですから、あなたの会社がもし書類管理を徹底していないのであれば徹底するようにしてください。
まとめ：情報漏洩を防ぐなら機密書類破棄を徹底しよう
最後の項目での情報漏洩を防ぐなら書類管理も必須という点についてはお伝えしてきました。
しかし書類管理をしていても、処理や廃棄をする際に盗まれてしまっては意味がありませんよね。
ですから、機密文書の処理や廃棄まで徹底するなら業者に依頼した方がいいでしょう。
機密文書廃棄の業者の中では弊社デルエフが一番のおすすめなのでご検討ください。
最後までご覧いただき誠にありがとうございました。
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