廃棄証明書とマニフェストの違いって？業者ごとに違う証明書を解説

機密文書の廃棄を業者に依頼すると、廃棄証明書が発行されることが多いです。
しかし業者によって、その発行方法が違うもの。

この記事では、機密文書廃棄業者が発行する証明書について、掘り下げてご紹介します。

証明書の発行方法の違いや、マニフェストとの違い、証明書の保管方法まで、徹底的にお伝えしていきましょう！

証明書について悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。

証明書の発行は業者によって違う

冒頭でもお伝えしたように、機密文書廃棄業者によって、廃棄をしてことを証明する書類の発行方法が違います。

・廃棄証明書を紙で発行する業者
・廃棄証明書を電子メールで発行する業者

どちらが良い悪いはありません。
発行形態が違うというだけなので、気にしなくて大丈夫です。

廃棄証明書以外には、溶解証明書を発行する業者もあります。
こちらも扱いは同じで、発行形態も紙と電子の2種類です。

廃棄証明書や溶解証明書を紙で発行する場合には、処理が完了後に郵送されてきます。
郵送する時間があるので、1〜2週間程度かかるのが一般的です。

廃棄証明書や溶解証明書を電子発行する場合は、メールで送られてきます。
中には専用サイト上にアップロードされる業者もありますが、メールで送られてくるところが多いです。

電子発行の場合は紙では送られてきません。
データを保存しておくか、自分で印刷して書類として保存しておく必要があります。

廃棄証明書とマニフェストとの違い

廃棄証明書や溶解証明書と似た書類に、「マニフェスト」という書類があります。
証明書とマニフェストの違いを悩む方も多いので、ここで紹介しておきましょう。

そもそもマニフェストとは、産業廃棄物の処理を委託した際に必要になる書類のこと。

書類の廃棄の場合、産業廃棄物扱いとしてマニフェストが必要な業種は限られています。

・建設業
・パルプ・紙・紙加工品の製造業
・新聞業
・出版業
・製本業
・印刷物加工業

上記の業種に当てはまらない業種は、事業系一般廃棄物扱いなので、マニフェストは不要なのです。

普段事業ゴミを廃棄する際にマニフェストの発行を受けていると、機密文書の廃棄時にも必要な気がしてしまいますが、ほとんどの業種では必要ないのですね。

書類廃棄証明書の保管方法

機密文書の廃棄をするたびに受け取る廃棄証明書。
廃棄証明書の保管方法について、ご紹介しましょう。

廃棄証明書の保管期限は5年になります。
証明書が領収書を兼ねている場合には、7年の保管が必要です。

保存期間が長いので、紛失することがないようにきちんと保管することが求められます。

廃棄証明書が領収書を兼ねているパターンの場合には、小口現金の資料や請求書といった会計書類と一緒に保管しておきましょう。

会計伝票と紐付いた通し番号を振っておけば、あとから見返す時にも見つけやすくなります。

領収書は兼ねておらず、廃棄証明書としての役割しかない場合には、書類廃棄証明書専用のファイルを使って保存しておくと便利です。

前回の書類廃棄時期の把握や、突発的な事情で確認が必要になったときに、専用ファイルで保存しておけば見つけやすくなります。

書類廃棄証明書の保管期間が終わったら

書類廃棄証明書の保存期間を超えたら、処分できるようになります。
証明書の廃棄には、業者を利用すると安心です。

あまり大切な情報が含まれていないように感じますが、どこから情報が漏れるかわかりません。

他の廃棄書類とともに、廃棄証明書も廃棄業者を利用して処分しましょう。

まとめ

廃棄証明書とは、書類を適正に処分したことを証明する書類のこと。
廃棄業者によって発行の方法は違い、紙での発行か、メールでの発行が一般的です。

似ている書類にマニフェストがありますが、マニフェストが必要な業種は限られています。
ご紹介した6つの業種に当てはまらなければ、マニフェストは必要ありません。

廃棄証明書の保存は、証明書の形態によって変わります。
領収書を兼ねている場合には、経理書類と保存すると見つけやすいです。
証明書としての役割しか持っていない場合には、専用のファイルを作って保存していきましょう。

保存期間が過ぎた証明書は、他の書類と一緒に、廃棄業者で処分すると安心です。