書類の廃棄を業者に依頼すると、廃棄証明書が発行されることがあります。あまり見る機会のない廃棄証明書とは、一体どのような書類なのでしょうか？
今回は、廃棄証明書の発行形態や保管・廃棄の方法を解説します。この記事を参考に、適切な管理を行ってくださいね。
廃棄証明書の発行形態は2種類ある
廃棄証明書とは、廃棄したことを証明する書類です。「預かった廃棄物を正しく廃棄しましたよ」という証明になるので、大切な情報を含んだ廃棄物を出した場合には重要になってくるでしょう。
この廃棄証明書は、機密文書廃棄業者によって発行方法が違います。具体的には次の2つのパターンがあります。
・廃棄証明書を紙で発行する業者
・廃棄証明書を電子メールで発行する業者
どちらが良い悪いはなく、発行形態が違うというだけで大きな違いはありません。
廃棄証明書以外には「溶解証明書」を発行する業者もあります。こちらは「溶解しましたよ」という証明書で、発行形態も紙と電子の2種類です。
廃棄証明書や溶解証明書を紙で発行する場合には、処理が完了後に郵送されてきます。郵送する時間があるので、1〜2週間程度かかるのが一般的です。
廃棄証明書や溶解証明書を電子発行する場合は、メールで送られてきます。中には、専用サイト上にアップロードされた証明書を自分で確認する業者もあります。
電子発行の場合は紙では送られてきません。データを保存しておくか、自分で印刷して書類として保存しておく必要があります。
書類廃棄証明書の保管方法
機密文書の廃棄をするたびに受け取る廃棄証明書ですが、保管期限は5年になります。もし、証明書が領収書を兼ねている場合には、7年の保管が必要です。
廃棄証明書が領収書を兼ねているパターンの場合には、小口現金の資料や請求書といった会計書類と一緒に保管しておきましょう。
領収書は兼ねておらず、廃棄証明書としての役割しかない場合には、書類廃棄証明書専用のファイルを使って保存しておくと便利です。
どちらにしても、保存期間が長いので紛失することがないようにきちんと保管することが求められます。
書類廃棄証明書の保管期間後は廃棄
書類廃棄証明書の保存期間を超えたら処分します。証明書の廃棄には業者の利用がおすすめです。
あまり大切な情報が含まれていないように感じますが、どこから情報が漏れるかわかりません。他の廃棄書類とともに、廃棄証明書も廃棄業者を利用して処分しましょう。
まとめ
廃棄すると毎回発行される廃棄証明書は、放っておくと多くの枚数が溜まってきます。適当に保管していると問題になることもあるため、きちんと管理しておきましょう。
また、廃棄する際にも注意が必要です。デルエフのような機密情報廃棄業者を利用して、小さな情報漏洩もしないように気をつけておきましょう。
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