廃棄文書には溶解処理がおすすめ！メリット・デメリットから業者選びまで解説
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本記事では、廃棄文書の溶解処理のメリット・デメリット、溶解処理業者を選ぶ際の注意点を簡単に解説します。
ぜひ参考にしてみてください。
廃棄文書の溶解処理とは
まずは、廃棄文書の溶解処理に関して、概要や特徴を紹介します。
● 溶解処理とは
● 溶解処理のメリット
● 溶解処理のデメリット
それぞれ詳しく見ていきましょう。
溶解処理とは
溶解処理とは、液体で書類を溶かす紙の処理方法です。
以前は焼却処分が一般的でしたが、溶解処理のほうが環境にやさしく情報漏洩の心配もないため、現在ではこちらが主流になっています。
書類を燃やすと二酸化炭素が排出されて環境汚染につながりますが、溶かしてしまえば有害物質は出ません。
環境に負荷をかけずに確実に情報を抹消できる方法が、書類を液体で溶かす溶解処理なのです。
溶解処理のメリット
溶解処理のメリットは、以下の3つです。
1. 書類の廃棄にかかる手間や時間が省ける
2. 情報漏洩のリスクが低い
3. 環境保護に貢献できる
順番に見ていきましょう。
1.書類の廃棄にかかる手間や時間が省ける
溶解処理すれば、書類の廃棄にかかる手間や時間が省けます。
仮にシュレッダーで処理する場合、バインダーやホチキス、クリップの除去などの事前準備が必要なため手間がかかります。
シュレッダーがオーバーヒートした場合の再度稼働できる場合の待ち時間や紙片を掃除する手間も発生しないため、溶解処理は手間や時間が省けるのです。
2.書類の内容を読み取られる心配がない
書類の内容を読み取られる心配がないのも溶解処理の良いところです。
シュレッダーで書類を処理する場合、紙片のサイズが大きいと書類の内容を読み取られるリスクがあります。
一方、溶解処理は紙が完全に溶けて内容の読み取りが不可能なため、情報漏洩のリスクが低いです。
完全に情報を抹消したいなら、溶解処理を選択しましょう。
3.環境保護に貢献できる
環境保護に貢献できるメリットもあります。
シュレッダーで書類を破棄する場合、紙片を燃えるごみとして扱う会社が多く、紙片が焼却処理されることがほとんどです。
焼却処理すると、二酸化炭素が発生して大気汚染につながります。
溶解処理すれば、溶かされた書類はトイレットペーパーなどに再利用されるため、会社全体で環境保護に貢献できます。
溶解処理のデメリット
溶解処理のデメリットは、以下の3つです。
1. 業者によっては情報漏洩のリスクがある
2. 混入物を分けるのに手間がかかる
3. 廃棄書類が少量の場合は適した方法ではない
1.業者によっては情報漏洩のリスクがある
溶解処理を依頼する業者によっては、書類が入っている段ボールの配送時や溶解処理されるまでの一時保管時に、セキュリティ面が十分でない業者も存在します。
溶解処理されるまでの間に書類を紛失する事態になったら、情報漏洩につながり、会社の情報管理能力を疑われてしまいます。
業者を選ぶ際は、セキュリティに十分配慮した体制を整えている業者を選びましょう。
2.混入物を分けるのに手間がかかる
溶解処理の際に紙書類以外のものが大量に混入すると、書類が適切に処理できません。
具体的に混入してはいけないものとして、CD・DVD・布・食器・金属・プラスチックなどがあります。
これらが混入するとスムーズに溶解処理できないので、箱を開封しなければならなくなってしまいます。
情報漏洩にもつながりかねないため、書類以外を入れないように気をつけましょう。
ただし、少量のホチキスの芯やファイルの金具であれば、混入していても問題ありません。
3.廃棄書類が少量の場合は適した方法ではない
少量の廃棄文書を処理するのには、溶解処理は不向きな方法です。
溶解処理は段ボール1箱単位から受け付けている業者が多いため、数十枚程度の書類は受け付けてもらえません。
少量の書類処分は、シュレッダー処理で十分でしょう。
廃棄文書の溶解処理業者を選ぶ際の注意点
溶解処理業者を選ぶ際、以下の3つの注意点を抑える必要があります。
1. 認証取得・溶解処理証明書の発行有無
2. 廃棄文書が入った段ボールの取り扱い
3. 最終処理の確認方法
それぞれ確認していきましょう。
1.認証取得・溶解処理証明書の発行有無
認証取得・溶解処理証明書の発行有無を確認しましょう。
情報漏洩の観点から、安全性を重視している溶解処理業者は認証を取得していたり溶解処理証明書を発行したりして、対策を講じています。
認証取得は、Pマーク（個人情報保護体制に関する認証制度）などを取得しているか確認しておきましょう。
また、セキュリティ面を考慮している業者で、溶解処理が完了すると最終処理した業者の証明書「溶解処理証明書」を発行している業者もあります。
情報の安全性が気になる場合は、認証取得・溶解処理証明書の発行有無をあらかじめ確かめておくのがいいでしょう。
2.廃棄文書が入った段ボールの取り扱い
業者によっては廃棄文書が入った段ボールの取扱いが荒く、配送時に中身が落ちたり、段ボールごと取り違えてしまったりすることがあります。
また、情報漏洩の観点から、段ボールを未開封のまま溶解処理を依頼できるか確認する必要があるでしょう。
最終処理の確認方法
情報漏洩の観点を踏まえると、確実に廃棄書類の処理が完了できたか、最終処理を確認する必要があります。
最終処理工場への立ち会いができたり、溶解処理の動画や画像付き証明書がもらえたりする業者もあるため、依頼業者を選ぶ際に確認しておくといいでしょう。
廃棄文書を溶解処理するなら老舗の専門業者に依頼しよう
ここまで、廃棄文書を溶解処理する場合のメリットやデメリット、溶解処理業者を選ぶ際の注意点をお伝えしました。
廃棄文書の溶解処理には、シュレッダーと比べると処理の手間や時間が省けるものの、依頼業者によっては情報が漏洩するリスクがあります。
このリスクを防ぐには、機密文書廃棄処理を専門にしている業者に任せるのが一番です。
創業85年間、漏洩事故0の実績と94％の高いリピート率を誇る当社にお任せいただければ、心配無用で機密文書を廃棄できます。
気になる方はぜひお問い合わせください。
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